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转摘:移动办公导致管理变革

发表于2004/10/8 3:40:00  1837人阅读

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移动办公导致管理变革
 原始出处: 中国财富 【原文地址
 

 无线让您随时随地的工作,让您同时处理多件事情,而且让您不错过任何一个客户的电话,让您自由自在无限制的办公。

  无线让您随时随地办公

  “无线网络并不仅仅是简单的接入方式的改变,而是商业运作模式、工作流程的改变。它是Enable in technology,也就是一种促动科技,无线本身并不是核心技术,只是把已有的和未来将要有的整合在一起。它是有线的延伸,也就是让我们的工作环境从桌面延伸到了世界的任何一个角落。”

  ——IBM大中华区无线数据解决方案经理向红宇

  IBM无线数据解决方案部Laurie又一次被首都国际机场的安检人员拦住了,原因是她身份证的照片和现在的容貌不太一样。照片上她戴着眼镜,而现在改成了隐形,比以前漂亮了许多。经过10来分钟的盘问,Laurie终于还是通过了安检。

  《中国财富》记者与她聊到无线网络推广时,她举了这生动的例子:“如果使用射频技术来取代现在印制的身份证,就不会出现这种状况。因为这种身份证可以容纳任何个人的信息,而且能及时的重新写入。甚至包括个人是否有前科这样的隐秘信息。”当然,Laurie这里所说的身份证比现在即将发行的二代IC卡身份证更为先进一些,她用了现在比较‘时尚’的射频技术,可以通过移动终端来识别。

  从她活泼的言语和动感的神态中,可以清晰的体会她对无线网络对工作带来的便利是多么的兴奋,特别是她可以在IBM的办公大楼随时随地的上网。IBM员工并没有固定的办公座位,谁早来谁就有座位,每个座位设有一个网口。但是,Laurie并不会因为早上来晚一点便担心没有座位。因为她可以随时随地的上网,只要他没有忘记带上无线网卡。IBM通过使用无线网络提高了自己的管理水平。至少,IBM不用时常处理因为早上争抢座位而引发的员工矛盾。

  “以前员工们为了能够占用一个座位上的网口,每天都来得非常早,就像上大学时到自习室占座位一样。如果每个员工一起床不是想着怎么做好业务,而是如何获得一个位置的话,工作的情绪会受到很大的影响。”Laurie很庆幸自己来到了这个无线部门,因为她变成了一个时尚的人,甚至可以跟年轻人一样用手机购物。

  无线让您并行进入商业竞争时代

  “无线网络让我们的工作模式从串行改进到并行。串行的工作模式是在某段时间内对一件事情进行垂直的处理,这是计划经济时代的典型;并行工作模式让我们可以同时处理若干件事情,甚至可以打破规定的框架,同时有序的协同不同机构同时发生的不同事情。这在以前是做不到的,而无线带来的是工作模式上、程序上以及思路上的变革。”

  -----------思科公司无线产品经理陶欣

  在陶欣眼中,无线网络带来最直接的好处就是思科引以为傲的无线网络电话系统。“我们如果要找人的话,直接在我们的企业内部无线网络电话机上输入姓名便可以查询到这个人的联系方式,不用再找前台;或者必须保存一份长达几十页的员工通讯录。”在思科明亮的蓝色办公走廊里,陶欣骄傲的为《中国财富》的记者演示这些单价高达700元的数字电话功能,他很熟练的就从这台电话机上调出了自己的资料。

  当然,无线网络对于企业员工的工作状况的改变并不仅仅局限于此,当我们与思科公司陶欣谈到思科无线对个人工作状况的改变时,他给我们用了一个70年代的例子来譬喻:

  那是他中学时代在报纸上看到的一个故事,当时正值70年代讨论改革怎么走的问题,这篇文章就描述了当时计划经济的状况。

  一条河的左边是水泥成品加工厂,右侧是水泥原料加工厂,原本只需两家厂商达成协议,直接运到河对面就完成交易了,只不过一两天的时间而已。但那个时候需要“拉火车皮”,也就是将水泥原料加工厂的原料一级一级的往上运,直到到达总调度主任那里,然后再由这个主任一级一级的派送给成品加工厂。他们可能得花一两个月的时间将这批原料“运”过河。

  “上面这个例子就是以前我们工作所执行的串行工作模型。而现在,我们却是走着并行的工作模式”,陶欣说。我们在并行也可以说是网状的工作模式中,同时可以做几件事情,甚至可以打破规定的框架,同时有序的协同不同机构同时发生的不同事情。 “也许,最大的好处就是我不再需要私人秘书了”,陶欣开玩笑的说。并行的工作模式对于个人来说是同时处理很多的客户,对于公司来说就是同时处理很多的业务。

  我们已经离开了一心一意做一件事情的时代,因为在商业竞争环境中,我们需要同时处理多件事情。而无线技术在办公室中的运用,让员工可以同时做更多的事情。

  还有一些很有意思的东西,陶欣从上海给自己在北京的朋友打电话,这些人总是会很惊讶地问他为什么来到北京也不打声招呼,因为来电显示是一个北京本地的电话号码。这些人都是他以前的同事,同样处于IT行业,但是他们仍然不了解原来他用了思科的无线网络IP语音系统。“所有的这些通讯系统可以唯一性的跟我走。我只需要给联系人一个办公电话号码。他们只要打这个号码,即使我在外地出差,也能够在配备了无线网卡的笔记本上接听他的电话。”

  无线让您不错过任何一个客户的电话

  “无线网络只是基础,上面的运用才是未来市场的走向。无线网络在中国实际上已经很普及,因为毕竟网络建构经历了几年的发展已经相当成熟,现在一般的公司搭建无线局域网不再和两年前一样需要我们给出一个方案,自己的技术人员直接就可以完成。但是目前,基于这个无线网络的一些企业级应用仍然是相当高端的。”

  ——Avaya 中国区技术总监陈蔚

  在数据与语音融合方面的佼佼者Avaya一向占领IT高端市场,这家公司是从著名的AT&T独立出来的。Avaya技术总监陈蔚给我们演示的这个系统,集成了邮件系统、即时通讯系统、个人数据库系统、固定电话以及传真系统等等。

  有了这样的无线办公系统,只要不是刻意的拒绝某个人的电话,客户就能够随时找到您,而且只需要一个固定的办公电话。不但如此,它还能将对方的语音和电话号码即时的记录保存起来,自动形成数据库。客户也可以看到你的状况是忙碌还是会议中,就像是一个MSN。只不过这个状况还可以通过邮件和电话等系统看到而已。

  当然,IBM的移动办公广告能更直接的说明无线网络给企业员工带来的好处:在飞机场,当别人都在无聊的等待登机时,您可以浏览网页,发送邮件甚至是观看奥运会现场直播。当然这还仅仅是一个表象,更深层次的是有一天你出差时突然在互联网上听到客户给你打的长途电话,而他拨打是你办公室的分机,你可以节约近一半的话费。

  无线让您无限的接收信息

  “无线网络在中国的建设不仅仅是意识的问题,因为所有的商务人士都明白这是一个好东西。他们不愿接受的主要原因是整个中国的环境暂时还不能够支撑无线网络的正常运行。这就像是要在某个非洲部落买汽车是无用的一样,因为那里没有加油站,没有维修站。”

  —— 摩托罗拉商务拓展总监朱刚

  摩托罗拉新上任的商务拓展总监(Business Development Director)朱刚早上习惯看股票信息半小时,但是每次看到一半,他都不得不赶紧打好领带出门上班。可是在开往公司的车上,他并没有用收音机来替代电视,而是打开自己的手机继续收看节目。到了公司,他自然不习惯手机这么小的显示屏,而是打开电脑继续收看。能够在电视,手机,电脑无间隙的收看同一个电视节目是一件奇妙的事情,到目前为止,这还只能在摩托罗拉位于美国芝加哥的实验室里发生。

  在这个实验室里,我们可以无间隙的享受信息给工作和生活带来的改变。“整合电脑、互联网、传真、手机、固话等等现有的技术,让客户能够更方便的使用通讯工具已经成为一种趋势。整合以后,我们可以无间隙的享受信息”朱刚说。

  但是在中国市场中建立这样的无线网络系统并不是一件容易的事情。这一次朱刚的最大责任也是如此:“我的任务就是在一个已有的市场中创造一个新的业务。但是很难,因为整个中国的环境并不容乐观。所以现在我们还只能是在一些小的环境中做试点。”

  这也许是《中国财富》与各位商务人士一起探讨的最后一点了,同样也是我们一起对中国无线网络建设的最后期待。

  蓝色版块WiW之智能会议:绝不会在会议室里破产

  平均来说,一场普通会议需要等待20分钟时间来连接各种演示设备和传输文档,而每一位与会者都将错过至少1个重要商务电话(来自于上司、同事或客户),怎么才能提高会议效率呢?

  症结其实很明显:单纯拥有无线局域网笔记本电脑在会议时还会受困于在有线网络当中通常遇到互联问题(包括网络设置和驱动程序,如投影仪和打印机)。一旦遇到问题,员工会感到手足无措,并浪费会议时间。现在,“智能会议”能够较好的解决这两个问题。一般来说,大公司安装的协同办公软件可以很大程度地解决电脑联机后的协同问题。而对于没有安装类似软件的中小公司,尤其是绝大部分中国本土公司来说,要迅速完成会议当中的电脑无线互连,同时还能迅速与投影仪和打印机相连,可以采用内置了“关联应用”的各种设备。

  “关联应用”是基于红外、蓝牙、WLAN等无线技术至上的一种高层应用协议,甚至在没有无限局域网的情况下,只要配备了无限网卡等设备就能自动完成电脑之间的连接,也可以自动寻找周围的“关联应用”打印机和投影仪,并把它们当成电脑来进行对等链接。

  对于无法接听电话的情况,“智能会议”则可以借助Avaya公司的IP语音通信系统的无线模式来解决。在会议当中,佩带了蓝牙耳机的员工可以通过无限网络与公司主机保持联系,并查看到呼叫人的姓名。他可以有选择性地转接公司内外的电话,或者将呼叫留言以录音的形式保存在邮箱当中(例如Microsoft Outlook )。另外,也能通过IM对公司内部人员进行简单回复。当然,员工也可以完全专注于会议,这只需要他们在通信系统上把自己的状态标注为“忙碌”,分布在全球的同事们便不会给他打电话了。

  蓝色版块WiW之虚拟谈判:网聚谈判的力量

  华为是一家出色的中国本土通信公司,让销售人员感到极富挑战的是,他们的客户是全国上百个市县的电信公司,这意味着对每一个公司的营销活动都是一场艰苦卓绝商务谈判。而且华为公司经常和好几家竞争对手争夺同一个客户,来自于各方面的设备参数、报价以及订单总额变化会相当大,往往让销售人员为了计算成本和争取折扣与总部多次联系,研究战略。现在如果华为的员工能配备安装远程会议、语音通信、协同会议等多种系统的笔记本电脑参加商务谈判的话,那么对方的出价和配置的所有记录就能即时传回总部,而总部则能由部门主管、谈判技术专家等组成虚拟谈判代表团,对所有的信息进行及时处理和判断,直接协助员工争夺订单。员工头戴蓝牙耳机将可以听到远在几百公里以外总部的指示,甚至连谈判措辞都能得到提示(类似于电视主持人),电脑屏幕上也可以看到相应的数据,这样谈判的先机就将把握在华为手中。

全球有76%的CEO表示自己的企业需要适应新技术,62%的CEO表示未来三年给企业带来最大冲击的是技术,这是IBM全球CEO调查的结果。中国的企业家们同样面临这样的状况,而正在不断扩大势力范围的无线就是下一个将被普遍运用的技术。而且,有83%的CEO表示通过提高竞争力来提高收入已经成为首要任务,缩减成本排在了第二位。

  新技术是提高企业服务质量、提高员工管理水平、提高企业搜集数据的能力以及争取更多客户提高收入水平的必要选择。

  提高企业的服务质量,为客户节省时间

  中国人民保险公司最近与IBM合作运用了无线技术,这是为了缩短保险公司为汽车事故定损的时间。运用了无线技术之后,中国人保为车主节省了3天时间。

  在运用无线技术之前,一旦车主出现车祸,首先是由警察来确定责任方,然后车主自己打电话到人保询问汽车定损的指定地点和时间。当然,前提是这辆车还能够发动。等到车主将车开到指定地点,填完一堆单据之后,车主就可以回去歇着了。之后的2-3天是保险公司的人根据损伤程度和合同条款来定损。定损之后,他们会通知车主将车开到指定的维修站点,维修一般要1个星期。也就是说,车主有10来天的时间必须每天坐公车或者是打车上班。“也许一两个星期不开车并没有什么大不了的,也许还能在公车上有一段艳遇,但是顶着大太阳等半个小时的公车,或者打不到的士确实是一件很影响工作心情的事情。”曾经经历过这种事情的向红宇说。她是IBM无线数据解决方案部门的总经理。

  现在,中国人保的客户不用再将自己的车开来开去,并且体验半个月的挤公车生活。因为在车祸现场,人保的雇员就可以定损。

  一旦人保的员工接到投保人的定损请求电话,他们会在规定时间内带着数码相机和配有无线网卡的Thinkpad笔记本赶赴现场。工作人员将拍完的照片通过无线网络直接传送给人保内部的工作人员,而且外面的员工和公司内的员工可以同时根据合同条款定损。车主便可以直接将损坏的车子开到修理厂了。定损的时间甚至可以在警察判定是谁的过失之前完成。

  节省时间就等于节省成本,同样等于提高了工作效率,白家大宅门食府更是有深切的体会。运用无线技术之后,白家大宅门食府为每位来这里吃饭的顾客节省了16分钟。

  在白家大宅门食府,穿着清朝传统旗袍的服务小姐并没有拿着一个本子拼命的记下客人所点的菜,也没有翻着白眼努力的回忆某道菜的做法,而是拿着康柏iPAQ系列掌上电脑在查询。客人们点的菜会通过这个掌上电脑直接传送给后厨制作,而且菜是确定一道传输一道,不用等到客人花20分钟点完所有的菜之后才送给厨房。以前,总看见这些穿着旗袍的服务员在占地50亩的食府里别扭地跑来跑去,现在她们不需要跑上几百米将菜单交给厨师,也不用一遍一遍的替客人催菜,因为他们可以随时在自己的掌上电脑上获得相关的信息,也可以随时提醒厨师客人已经等急了。

  服务小姐的管理做好了,厨师的管理同样顺畅了许多。肥胖的厨师做好菜后不用大喊“7厅6号上菜”,而是将已经做好的信息发送到很容易操作的信息平台上,由传菜部随时查询。

  除此以外,白家食府的管理人员能够更加容易的搜集到最近客人喜欢吃冷菜还是热菜,是辣的还是清淡的信息。从而让他们能够更好的做好资源配置。因为,客人们点过的菜都会自动形成数据库保存起来。白家食府的白连树总经理就曾表示应用了这套系统之后不仅降低了运营成本,而且还提高了服务档次,增加了客户源。

  提高产品的竞争力,为客户创造更为安全可靠的产品

  无线不应该被局限在无线厂商帮助人保或者是白家大宅门食府拔掉了网线,让他们提高为客户服务的效率上面。因为,有的人会认为自己的企业并不需要省时间,我什么都缺就是不缺时间。实际上,无线网络还可以让人们更愿意选择您的产品。

  裕隆日产是台湾最大的汽车制造商,对于台湾的汽车消费者来说,价格已经不是最重要的因素,车的安全以及生命的安全是最重要的。于是,裕隆日产便扬言,如果购买这个车子的车主汽车被盗,裕隆将全额赔付。是什么能够让裕隆夸下海口,是因为他们报警系统先进吗?

  并非如此,裕隆做的仅仅是用无线技术延伸了自己的报警系统而已。一旦车子报警,可能车主听不见报警的声音。但是,只要汽车报警系统启动,设立在裕隆办公大楼的呼叫中心(Call Centre)的工作人员将第一个知道某车出现了危险。因为报警系统不仅仅能够发出声音,并且能够通过无线网络将警报通知给随时准备好的裕隆工作人员。接到报警的工作人员会立刻打电话通知警察局。当然,在报警系统给裕隆发出信号的同时也会发送短信给车主。

  除了防盗以外,无线系统还可以解决一些车主的安全问题。如果发生车祸,车主很有可能失去报警或者寻找救援的意识,甚至会短时间忘记救援电话号码。而这套无线系统却可以自动寻求帮助。一旦发生车祸,安全装备启动,无线系统就会立刻通知裕隆工作人员。这些工作人员立刻通知医院、警察局、保险公司。这样可以以最快的速度抢救受伤的车主。当然,在这个系统中,Call Centre的人员一旦接到警报可以马上运用定位系统找到这辆车的准确位置。

  让您的员工更高效率的工作

  也许您正郁闷为什么自己的员工效率总是这么低下,甚至在交接班的时候会迟到;正是在您感叹自己的员工懒惰的时候,也许您的员工正在抱怨自己为什么总是疲于应付各种琐事,甚至都不知道为什么原定两分钟前的会议被取消。也许您可以看看丹麦国家铁路系统的事例,或许会有些启发。

  丹麦国家铁路系统给每一个检票员配备了一个手持终端。在这个手持终端上,员工可以在飞奔的列车上查询系统给他们安排好次日工作时间表,而不用像以往一样等待广播通知。当然,他们可以随时进入公司网站查询本月度的火车调配,也就不会因为回答不了乘客的问题而尴尬了。

  虽然欧洲的火车移动检票员和我们的公共汽车检票员记忆力一样好,只要查过一次票,就绝对不会再向你索要第二次,但他们仍然无法预测经常晚点或者临时调配的车到底什么时候到达下一站。这样一个造型并不豪华的手持设备恰恰可以让他们时时刻刻安全进入公司网站,随时了解信息。对于丹麦国家铁路系统来说,已经不用每到一站都用喇叭通知员工是否该交班,更不会出现交接班错误问题。而且,每天都需要坐火车来上班的乘客更加愿意搭乘他们的火车。

  实际上,运用无线技术提高工作人员的工作效率在中国的公安系统也有运用。

  安徽省公安系统的警察们已经开始运用无线网络技术来协助警务工作,他们在巡逻车上可以直接用笔记本或者是其它手持设备调出相关的资料以及直接提交报告。这让他们有更多的时间巡逻,不用特意花半个小时从巡逻的街道上返回办公室提交自己的工作报告。一旦碰到紧急事件,也可以第一时间就调出相关资料,不再像以前那样必须打电话回公安局让同事帮忙查询。

  与安徽公安系统类似的一个是来自美国芝加哥西北35英里的Buffalo Grovo村警署。

  他们安装了一套基于Cisco Aironet解决方案的高速无线网。通过位于消防站和警察局外面的无线网桥,警官可以在巡逻车上直接查询信息、连接总部、发送报告。警官们把节省下的更多时间用在巡逻社区,保证公众安全,不但明显的降低了本村的犯罪率,警务管理部门还每月节约了超过4000美元的专线租用费。

  公安系统还可以运用无线网络系统来更好的收集证据侦破案件。以前,警察接到银行抢劫报案后赶到现场,信息的缺乏往往使他们处于不利地位。运用了无线网络技术之后,当银行警报器拉响时,该银行的保安摄像机会自动通过无线网传送银行现场图像。警察可以在他们奔赴现场的巡逻车中使用笔记本电脑看到银行内正在发生的事情,从而做出合理的警力部署。

  无线技术让您的销售人员更加灵活的销售产品

  世界著名的化妆品公司MaryKay没有在各大商场设立柜台,而是采取直销的销售方式。摩托罗拉为MaryKay的销售人员建立的无线网络销售系统大大提高了他们的工作效率。

  他们每一个销售人员都配备了一部专门设计的PDA,当销售小姐到达客户家中,做完皮肤性质测试以后,这个小小的PDA就要发挥自己强大的作用了。销售小姐用PDA将测试结果和客户的需求发送到MaryKay的服务后台,由服务后台的咨询人员即时的给出建议和各种化妆品组合。这样,MaryKay能够获得更多的忠实用户。因为,爱美的人们下一次需要产品的时候,就不用重复的测试自己的皮肤,喋喋不休的说自己的要求,因为这些早已经被记录在了他们的数据库当中。更多更翔实的资料也有利于MaryKay利用这些数据进行进一步的产品开发。

  无线技术无处不在

  我们所倡导的无线技术除了能够做这些以外,在其他各个行业也能够发挥自己奇思妙想般的作用。

  IBM在2003年9月份曾经为国家环保总服务局建立了一个无线环境污染监测系统,可以直接检测空气、水的各项指数,并且自动的将数据传输到实验室,不再需要检测人员跑上几十公里取水,而后再跑几十公里送到实验室,大大的节省了时间和人力成本。IBM还为一些油田中的钻头安装了无线分析系统,可以随时传输每一天的开采量以及原油的质量。

  在日本,无线技术甚至用到了养殖场。欧姆龙今年8月5日公开了这个用RFID标签记录肉猪生产过程的系统。通过这个系统,饲养员可以不接近嘈杂的猪群得到每一头猪的身体状况,因为每头猪的信息都被储存在这个比条形码更耐脏的RFID标签上,并且随时可以随时重新写入。通过手持设备读取数据后可以通过无线网络直接将数据传送到管理员的电脑数据库中。

  无线网络以网状在各个行业扩散,它给企业带来的绝非仅仅是成本的节省,更是工作效率的提高、管理系统的简易和竞争力的提高。

  橙色版块WiB之医疗行业:为他添一双翅膀

  由于一个医生同时要照料数十个病人,因此他总是显得行色匆匆。很多时候,由于通信不便,病人的求助呼叫得不到及时处理,而值班医护人员在处理紧急情况时,对病人的状态很有可能也并不熟知,从而在抢救过程中引发性命之忧。发育性残疾服务部是美国俄克拉荷马州政府民众服务部的一个下属机构,他们利用思科无线局域网技术把占地超过40英亩的南俄克拉荷马资源中心分布在25个建筑物当中的约200名医护人员连接到一起。采用该技术使医疗系统所搜集的患者资料的准确性比普通系统提高74%。医生也可以更加便捷地通过无线设备准确得知来自化验室、胸透室等对患者的鉴定,并且更加从容地安排手术室使用、稀有药物和罕见血型的血浆调配等事务,从而极大地争取了医疗时间。医疗水平的提高则减少了索赔金极高的医疗事故诉讼的发生。医生还可以通过无线网络系统了解一些具有高度传染性病患者的情况,避免了直接接触传染原,有效的保护医护人员的健康安全。

  安置在患者床头的电子“报表”和手持设备一样让医生能很方便地查询患者电子病历并随时随地对病历进行更新。淘汰纸质病历,不但节省了纸张,而且还有效地降低了将病历信息由纸质格式输入到数据库过程中可能出现的输入错误风险。

  橙色版块WiB之航空业:军用转为民用

  在美国,阿拉斯加阿尔门多夫空军基地的地勤人员可以直接用配备的PDA和其他专用手持设备来检测飞机故障。工作人员十分庆幸的是,他们不用每次都抱着一大本“维修A-Z”,以防止不能对付某些临时出现的检修状况,从而影响了飞行演习或紧急进攻。因为这些手持设备上都装配了相应检测部件的维修指南。当然,我们所说的维修指南并不仅仅是一本电子书。其实,一旦发现所需要的零件,地勤人员可以直接通过手持设备向维修中心订货,这可是涉及到整个飞机20万个部件的复杂问题。维修师不用通过对讲机在闹哄哄的环境里大吼大叫,并且粗暴地喝斥维修中心给他们送几个小小的螺丝钉。运用了无线技术之后,从订货到送货之间通常不会超过2个小时。

  这种美国军方使用的秘密武器现在已经逐渐开始推广,一些美国的民用航空公司以及交通系统,也在运用这种无线连网的方式来节约飞机维修时间,似乎对抑制飞行员或者乘务员粗暴的脾气也有所帮助。在不同行业运用无线技术有着不同的出人意料的效果,他们给企业带来的不仅仅是时间上的节约,更多的是提高企业的竞争力。

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