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3-TIER数据库开发工具---VisualDBTOOLS 3.0

发表于2003/9/11 11:11:00  535人阅读

引子:

    WORK FLOW(工作流程),应用在企业里, 我们又称它为AUTO FLOW(企业自动化流程管理),在市场上流行至少3年了,初期大都用来解决企业文件流通与签核的问题,由于无法与MIS系统与ERP相互整合,所以近一年来,国际大厂纷纷标榜与ERP结合的WORK FLOW,这已经是现代应用软件的标准配备,也是企业信息化的必备功能。

关键字:WORK FLOW、AUTO FLOW

 

一、前言

现在国内外的软件厂商渐渐对AutoFlow这个未来趋势投入不少研发力量,目前大都是以现成的WORK FLOW与ERP或套装软件结合为主,很难得看到较长远或较突破的方式规划,为此,我们除了完全以企业实务应用为角度外,尚也以软件工程的角度去思考如何实现理想,好像是一个隧道工程,两边开挖,一方面为传统ERP的实务工程, 另一面则为先进的WORK FLOW工程, 只要路线与方向正确,即可顺利打通, 经过两年来的努力, 笔者也亲自下场导入了两个WORK FLOW EPR的专案, 已累积两年的WORK FLOW导入实务经验, 并更能深入了解中大型企业对ERP的需求与WORK FLOW的期待。因此,我们以VD30做为WORK FLOW的新战场, 开发出第二代FAST FLOW(第一代产品名称), 我们将第二代FAST FLOW命名为"VD3 For FAST FLOW", 这个产品将包含在VD3的3.10中。

 

二、现有WORK FLOW限制

市面上早期的WORK FLOW有几个特性与限制,在此提出个人的体会。

1.     完全以表单或单据去思考工作流程,这个角度原则上没有什么不对,但在单据流动的过程中,有些必须依单据的内容流到不同角色,或不同部门须看到不同的画面或字段, 对传统的WORK FLOW系统就很棘手。

2.     很多系统的WORKFLOW与EPR是分开的,所有的表单与单据及数据库完全没有关连,造成资源重复与浪费,更严重的是双轨作业,让企业疲于奔命,效率大为降低。

3.     WORK FLOW也提供了一些制作查询系统或统计报表的工具,但相对于MIS或ERP的开放性角度来说,却也太过封闭与不便,这也是企业对WORK FLOW不敢寄予厚望的原因之一。

4.     有些ERP系统是让WORK FLOW先跑流程表单, 等到签核后, 最后再以系统工具或自行写程序转入ERP中, 这样会有两个问题: 一个是流程当中的单据, 因为尚未存入数据库, 所以无法得到流程当中的状态(如申请量), 这即是后知后觉的系统, 往往造成企业不少时间上的资讯差异, 总是与企业的须求有一段距离;另一个是大量的ERP转入程序, 常常让MIS觉得是件繁重的差事, 系统的便利与维护更是一大问题。

5.     异常处理对WORK FLOW来说是件非常重要的事,因为所有基层的单据在处理后,会停在哪一个FLOW哪一个角色(用户)上,必须要有一个机制来专门处理,并发出警告,对于大部份FLOW系统都没有细致的规划,因为这方面必须要整合ERP一起去统合处理, 才能让企业管理者无后顾之忧。ERP系统随着时间的成长,有一定的成熟度, 虽然ERP对企业来说, 大部份的经验都是失败的, 但也让企业渐渐了解ERP的精神与限制, 于是近两年满意度较高的几乎是行业别ERP的天下, 但在成功导入ERP的同时, 如果没有考虑到FLOW而事后要导入WORK FLOW ERP者, 几乎是事倍功半, 因为上述的问题就会不断的发生。因此,一个工具不但要满足ERP的需求, 也要将WORK FLOW的架构埋进去, 并能以渐进式的方式导入, 才能让企业顺利且按部就班上线WORK FLOW系统, 这个观念很重要, 但事实上市场上的系统却是背道而驰, 确实令人感到可惜.

 

三、企业为何要WORK FLOW

 

   那企业为何需要WORK FLOW的系统呢?我们可不能告诉企业,因为那是潮流,那是趋势。当然也不是每个企业都需要FLOW,因为FLOW对小企业而言是多此一举的,FLOW是单据在流动,如果企业的人少,每个人都身兼数职,导入FLOW的架构就是造成自己输入单据,又呈给自己审核,搞不好别人签完后,又丢给自己当待办事项。如此反而大大降低企业效率,还不如使用传统的软件来得适用些。以目前的情况看来,笔者评估在20~30个工作站以上的企业比较可能可以采用WORK FLOW的架构。以下我们分别来说明企业为何要使用WORK FLOW来架构ERP系统。

 

1.     简化资讯流: WORK FLOW主要就是解决企业表单与单据的流动,这种流动在10年前,都是纸上作业,公司有一套制度在流动并签核各式表单,到5年前,资讯系统已可完全取代人工表单,各种资料都存放在数据库上,但为了让管理者掌控资讯,须采用人工签核,另一方面也是为了因应主管可能不懂也不会使用电脑,于是便成了电脑列印表单,主管们在该表单上签字并流动,当然也有人以E-MAIL代替签核, 但是E-MAIL毕竟不能自动化, 也不能整合签核过程的时间与效率, 因为WORK FLOW是由系统主动按企业制度找主管签字,不会让新来的员工或秘书弄错弄丢了,在安全机密上也较有保障。

 

2.     便于教育训练与制度的透明化: 企业人才的流动几乎是不可避免的趋势,但企业必须花很多时间去教育新人关于公司制度、单据流程与资料系统的操作,如好不容易学会,人又要走了,造成企业不少的困扰。如果改用WORK FLOW的应用软件,其情况将会大大改善,首先是企业流程的透明化(如图),在WORK FLOW系统中,会显示出企业的各式作业流程图,供使用者直接操作,如此的界面将让使用者直接了解企业签核流程,降低教育训练的成本;另一个重点则是资讯系统的改变,传统的系统是以密密麻麻的功能项为操作界面,吓坏了使用者或主管,如改用FLOW的应用系统,则除了营业的接触者(对外的用户),大都是由FLOW系统告之您今天(作业者或主管)有多少事,做完或签完即没事了,如此的系统可节省至少50%以上的操作学习,让作业者与FLOW系统作最佳的结合。

(如图 FLOW流程图与个人仪表板)

 

3.     符合ISO,落实企业制度: 企业有点规模之后,就是规范制度与游戏规则,最近的企业都流行ISO热,把ISO当作公司制度的标竿,也是与同业竞争的必要武器,为了能提升接单能力,很多的企业都拿ISO当作目标与商标。导入WORK FLOW可以利用资讯系统来落实企业的制度与规则,让企业流动的表单与单据做有效率的流动,同时也顺便结合ISO所需的各式文件,如此可不必为了因应ISO,还另外制作另一套文件。另外, 大部份的企业ISO都是名义上的ISO, 公司的流程与制度不一定依照ISO的规范, 但如果使用AUTO FLOW的系统, 那就由系统为你管控与把关, 100%落实企业制度, 让企业的控管没有任何人为的漏洞.

 

4.     提升企业运作效率: 由于WORK FLOW的每一作业间都有其时效性,FLOW系统也会针对这些作业加以监督,一有逾时,除了警告作业中的负责人外,也会反应给其上级主管,如此才能更有效率来让企 业单据流动。另外由于FLOW系统真实记录了整个签核的流程与时间,于是整个月下来FLOW即可轻易掌握各主管部门的绩效与工作日报(部份可以列入工作成本),如果再将其统计一年,则可将这些统计资料加以整理归纳成了考绩,这都是FLOW系统所带来的重大效益。

 

5.     异常预警的功效: 前面说到逾时的处理,也是异常系统的功能之一,一个规划完善的FLOW系统,都应该有一个强大的监督系统,定时周期性来检查各种资讯状况,例如也可以将企业的目标管理纳入异常预警当中,随时来监督目标的执行情况(各类数据库回报的数值),再配合企业数位仪表板作有效率及图形化的显示,让企业管理者的萤光幕有如飞机的驾驶舱,管理者仅须注意仪表板的数据,并加以追踪与查询状况即可。

 

四、结束语:

 

   既然WORK FLOW对于中小或中大企业是这么重要, 那是不是企业赶紧的去使用与导入WORK FLOW呢?且慢! 依笔者两年的导入经验, WORK FLOW与ERP一起导入绝对是困难重重。为何如此呢?

   ERP已经够难导入了, 再加上WORK FLOW的系统, 那不是让你雪上加霜吗? 没错, 一定要对传统的ERP先行导入, 等资讯的流动可以从营业到采购, 一直流到资料与生管, 最后能流到财务部门, 这样才有能力去渐进使用WORK FLOW系统, 这样企业和国家的信息化建设才能逐步稳健地迈上一个新的台阶。

 

作者简介:台湾讯光科技董事长、总经理,台湾数据库专家。资深信息系统咨询专家,资深软件工程师、ERP系统顾问。DBTOOLS系统创始人,始创VD于15年前之久。
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