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软件公司管理规章

发表于2004/9/23 12:54:00  3299人阅读

 

人事管理规章

     

    第一条  目的:为使本公司员工管理有所遵循,特定本规章。

    第二条  范围:

           (一)本公司员工管理,除遵照政府有关法令外,悉依本规章办理。

()本规章所称员工,系指本公司雇用男女从业人员而言。

 

     

第三条:本公司各部门如因业务需要,必须增加人员时,应先依新进人员任用事务处理流程规定提出申请,经总经理核准后,由人事部门办理考选事宜。

第四条:新进人员考试或测验及审查合格后,由人事部门办理试用申请表,原则上试用3个月,期满考核合格者,方得正式雇用;但成绩优良者,可缩短其试用时间。

    第五条:试用人员如有品行不良或服务成绩欠佳或无故旷工者,可随时停止试用,予以解雇,试用不满30日者,不给工资。

    第六条:试用人员于报到时,应向人事部门缴验下列表件:

            (一)身份证明及公立医院体格检查表。

            (二)最后服务单位离职证明。

            (三)最近三个月内半身脱帽照片一张。

            (四)试用同意保证书。

            (五)人事资料。

            (六)其他必要文件(如其他必要的同意书或证件等)。

    第七条:凡有下列情况者,不得雇用:

            (一)被夺公权尚未复权者。

            (二)受有期徒刑宣告或通缉,尚未结案者。

            (三)受破产宣告,尚未撤销者。

            (四)吸食鸦片或其他代用品者。

            (五)亏欠公款受处罚有案者。

            (六)患有神精病或传染病者。

           (七)品性恶劣,经公私营机关开除者。

            (八)体格检查经本公司认定不适合者。

            (九)未满18岁者。

    第八条:员工一经正式雇用,应与本公司签订“劳动合同”,双方共同遵守。

 

     

第九条:员工应遵守本公司一切规章、通告及公告。

    第十条:员工应遵守下列事项:

(一)        尽忠职守,服从领导,不得有阳奉阴违或敷衍塞职的行为。

(二)        不得经营与本公司类似及职务上有关的业务,或兼任其他企业公司的职务。

(三)        全体员工务须时常锻炼自己的工作技能,以达到工作上精益求精,期能提高工作效率。

(四)        不得泄漏业务或职务上机密,或假借职权,贪污舞弊,接受招待或以公司名义在外招摇撞骗。

(五)        员工于工作时间内,未经核准不得接见亲友或与来宾参观者谈话,如确因重要事故必须会客时,应经主管人员核准在指定地点,时间不得超过15分钟。

(六)        不得携带违禁品、危险品或与工作无关物品进入工作场所。

(七)        不得私自携带公物(包括公司文档资料及数据资料)出公司。

(八)        未经主管或部门负责人的允许,严禁进入财务室、经理室、仓库及其他禁入重地;工作时间中不准任意离开岗位,如须离开应向主管人员请准后始得离开。

(九)        员工每日应注意保持工作地点及宿舍的环境清洁。

(十)        员工在工作开始时间不得怠慢拖延,工作时间中应全神贯注,严禁看杂志、电视、报纸以及抽烟,以便增进工作效率并防危险。

(十一)  应通力合作,同舟共济,不得吵闹、斗殴、搭讪攀谈或互为聊天闲谈,或搬弄是非,扰乱秩序。

(十二)  全体员工必须了解,惟有努力工作,提高质量,才能获得改善及增进福利,以达到互助合作,劳资两利的目的。

(十三)  各级主管及各级负责人务须注意本身涵养,领导所属员工,同舟共济,提高工作情绪,使部属精神愉快,在职业上有安全感。

(十四)  在工作时间中,除主管及事务人员外,员工不得随意打接电话,如确为重要事项时,应经主管核准后方得使用。

(十五)  按规定时间上、下班,不得无故迟到、早退。

(十六)  公司考勤时间如下:

星期一到六之上班时间为上午7:30分, 下班时间为18:00整,中午休息时间自12时至下午1时30分,星期天公休,加班可视情况而定,一般不要求加班。

    第十一条:员工每日工作时间以9小时为原则,但因特殊情况或工作未完成者应自动延长工作时间,惟每日延长工作时间以不超过4小时;每月延长总时间不超过46小时。

    第十二条:经理级(含)以下员工上、下班均应亲自打卡计时,不得托人或受托打卡,否则以双方旷工一日论处。

第十三条:员工如有迟到、早退或旷工等事情,依下列规定处分:

    (一)迟到、早退

1. 员工均须按时间上、下班,工作时间开始后5分钟至15分钟以内到班者为迟到。

              2. 迟到每次扣50元,拨入福利金。

              3. 工作时间终了前15分钟内下班者为早退。

              4. 超过15分钟后,始打卡到工者应办理请假手续,但因公外出或请假皆须报备并经主管证明者除外。

5. 无故提前15分钟以上下班者以旷工半日论,但因公外出或请假经主管证明者除外。

              6. 有下班而忘记打卡者,应于次日经部门主管证明才视为不早退论。

           (二)旷工

              1. 未经请假或假满未经续假而擅自不到职以旷工论。

2. 委托或代人打卡或伪造出勤记录者,一经查明属实,双方均以旷工议论。

3. 员工旷工,不发薪资及津贴。

              4. 无故连续旷工2日或全月累计无故旷工5日或一年旷工达10日者,径予解雇,不发给资遣费。

 

     

第十四条:本公司本着劳资兼顾互助互惠原则,给予员工合理的待遇(其待遇办法另订)。

第十四条:员工待遇分为

             (一)本薪

                视从业人员学识、经历、技能及其工作性质而定(金额另订),从业人员年度薪资调整方法由人事部门拟订,呈总经理核定后调整。

             (二)津贴、奖金(各项津贴奖金支付标准另订)

序号

津贴项目

奖金项目

备注

1

生活津贴

效率奖金

 

2

交通津贴

目标奖金

 

3

工作津贴

全勤奖金

 

4

 

技术创新奖金

 

5

 

年终奖金

 

6

 

 

 

 

    第十五条:员工待遇,所有人员薪资为月薪,翌月20日发放,新进人员自报到日起薪;离职人员自离职之日停薪,并按1/30月薪按日计算。

 

     

第十六条:员工除星期日休息外,国家法定节假日放假规定如下:五一、十一放假3天,元旦放假一天,春节放假8天(包括3天有薪假期)。

第十七条:前条休假日薪资及津贴照给,如工作需要加班时,应征得员工同意,并加倍发给薪资,国定假日如逢星期假日其补假与否依政府规定办理。

第十八条:员工连续工作满一定期限,每年给予特别休假;其日数规定如下:

           (一)服务满1年以上未满3年者全年给7天特别休假。

           (二)服务满3年以上未满5年者全年给10天特别休假。

           (四)服务满5年以上者其特别休假每增一年加给一天,但最多以30天为限。

    第十九条:员工特别休假,应自届满规定时间后,由劳资双方以不妨害生产或业务原则下,事先共同排定休假日期实施,并按请假程序办理。

    第二十条:特别休假因年度终结或契约终止而未休者,其应休未休的天数,公司发给薪资。

    第二十一条:员工留职停薪不予特别休假。

 

     

第二十二条  员工请假分为以下八种(见下表)

假别

给假日期

请假原因

证明文件

薪资

说明

事假

全年14日内

须本人处理

 

不给工资

1.一次不得超过3日

2.每次请假超过2小时计算

3.应于24小时前办妥手续

病假

全年14日内

因病必须治疗

须附医师诊断书及医疗发票

不超过7日之病假给予1/2工资

 

公假

所需日数

当地行政机关调训

缴验有关证件

全资给予

 

公伤假

全年30日内

因执行职务时受伤

县市级公立医院证明

全资给予

 

婚假

8日

本人结婚

结婚证

全资给予

 

丧假

7日

直系三代亲属

主管证明

不给工资

 

产假

8个星期

本人分娩

主管证明

不给工资

本人妊娠流产给予7日假期

1个星期

配偶分娩

特别休假

依以上十八、十九条规定办理

全资给予

 

 

第二十三条:员工请假,事假应于一日前觅妥职务代理人并填写请假卡,照下列规定办妥后方得离开公司,否则以旷工论;但因突发事件或急病不及先行请假者,应利用电话迅速向部门主管报告并于当日由部门主管或其代理人依下列规定代办妥请假手续,否则亦视同旷工论。

             (一)请假1天(含)以上时,报请经理核准。

             (二)请假批准后,请假单一律送人事部门留存办理。

    第二十四条:请假未满半小时者,以半小时计算,累积满9小时为一日,给假日期的计算自每年1月1日起至同年12月31日止,中途到职者,比例扣减。

 

     

    第二十五条:员工奖励分下列四种:

               (一)嘉奖:每次加发3天奖金,并于当月支薪时一并发放。

               (二)记功:每次加发7天奖金,并于当月支薪时一并发放。

               (三)大功:每次加发1个月奖金,并于年终奖金时一并发放。

               (四)奖金:一次给予若干元奖金。

    第二十六条:有下列事情之一者,予以嘉奖:

               (一)品行端正,工作努力,能适时完成重大或特殊交办任务者。

               (三)热心服务,有具体事实者。

              (四)有显著的善行佳话,足为公司荣誉者。

              (五)忍受勉为困难,肮脏难受的工作足为楷模者。

    第二十七条:有下列事情之一者,予以记功:

              (一)对技术或管理制度建议改进,经采纳施行,著有成效者。

              (二)节约物料或对废料利用,著有成效者。

              (三)遇有灾难,勇于负责,处置得宜者。

              (四)检举违规或损害公司利益者。

              (五)发现职守外故障,予以速报或妥为防止损害足为嘉许者。

    第二十八条:有下列事情之一者,予以记大功:

              (一)遇有意外事件或灾害,奋不顾身,不避危难,因而减少损害者。

              (二)维护员工安全,冒险执行任务,确有功绩者。

              (三)维护公司重大利益,避免重大损失者。

              (四)有其他重大功绩者。

    第二十九条:有下列事情之一者,予以奖金或晋级:

              (一)研究发明,对公司确有贡献,并使成本降低,利润增加者。

              (二)对公司有特殊贡献,足为全公司同仁表率者。

              (三)一年内记大功2次者。

              (四)服务每满3年,考绩优良,未曾旷工或受记过以上处分者。

    第三十条:员工惩罚分为五种:

              (一)警告:每次减发3天奖金,并于当月支薪时一并减发。

              (二)记过:每次减发7天奖金,并于当月支薪时一并减发。

              (三)大过:每次减发一个月奖金,并于年终奖金时一并减发。

              (四)降级:除级使用,相应核减薪资。

              (五)开除:予以解雇。

    第三十一条:有下列特殊事情之一者,予以警告:

(一)            未经许可,擅自在公司内推销物品者。

              (二)上班时间,上网玩游戏聊天、躲卧休息,擅离岗位,怠忽工作者。

(三)因个人过失致发生工作错误,情节轻微者。

(四)妨害工作或团体秩序,情节轻微者。

(五)不服从主管人员合理指导,情节轻微者。

(六)不按规定穿着服装或佩挂规定标志或着装不雅上班者。

(七)不能适时完成重大或特殊交办任务者。

(八)明示禁烟区内吸烟者。

    第三十二条:有下列事情之一者,予以记过:

               (一)对上级指示或有期限命令,无故未能如期完成,致影响公司权益者。

               (二)在工作场所喧哗、嬉戏、吵闹,妨碍他人工作而不听劝告者。

              (三)对同仁恶意攻击或诬害、伪证,制造事端者。

              (四)工作中酗酒致影响自己或他人工作者。

              (五)未经许可先行下班者。

              (六)因疏忽致机器设备或物品材料遭受损害或伤及他人者。

              (七)未经许可携带外人入公司参观者。

    第三十三条:有下列事情之一者,予以记大过:

(一)            擅离职守,致公司蒙受重大损失者。

(二)            在工作场所或工作中酗酒滋事,影响工作等团体秩序者。

(三)            损毁涂改重要文件或公物者。

(四)            怠忽工作或擅自变更工作方法,使公司蒙受重大损失者。

(五)            不服从主管人员合理指导,屡劝不听者。

(六)            工作时间内,作其他事情,如睡觉、下棋、阅读、炊煮……等。

(七)            一个月内旷工达3日者。

    第三十四条  有下列事情之一者,予以开除(不发资遣费):

              (一)未经许可,兼任其他职务或兼营与本公司同类业务者。

              (二)故意泄漏公司技术、营业上的机密致公司蒙受重大损害者。

(三)对同仁暴力威胁、恐吓、妨害团体秩序者。

              (四)殴打同仁,或相互殴打者。

              (五)在公司、宿舍内赌博者。

              (六)偷窃或侵占同仁或公司财物经查事实者。

              (七)无故损毁公司财务,损失重大或涂改重大文件或公物者。

              (八)在公司服务期间,受刑事处分者。

              (九)一年中记大过满2次功过无法平衡抵销者。

              (十)无故连续旷工3日或全月累计旷工6日或1年旷工达12日者。

              (十一)煽动怠工或罢工者。

              (十二)吸食鸦片或其他毒品者。

              (十三)散播不利于公司的谣言者或挑拨劳资双方感情者。

              (十四)伪造或变造或盗用公司印信者。

              (十五)携带刀枪或其他违禁品或危险品入公司者。

              (十六)利用公司名誉在外招摇撞骗,致公司名誉受损害者。

              (十七)参加非法组织者。

              (十八)擅离职守,致生变故使公司蒙受损害者。

              (十九)其他违反法令或本规章规定情节重大者。

    第三十五条:员工功过抵销规定

              (一)嘉奖与警告抵销。

              (二)记功1次或嘉奖3次,抵销记过1次或警告3次。

              (三)记大功1次或记功3次,抵销大过1次或记过3次,员工功过抵销以发生于同一年度内者为限。

 

     

    第三十六条:员工考核分为:

              (一)试用考核:员工试用期间由试用部门主管负责考核,期满考核合格者,填具“试用人员考核表”报经总经理核准及公布后,方得正式雇用。

              (二)平时考核:

               1. 各级主管对于所属员工应就其操行、学识、经验、能力、工作效率、勤惰等,随时作严正的考核,凡有特殊功过者,应随时报请奖惩。

               2. 人事部门应将员工假勤奖惩随时记录,以为办理年度考核参考。

              (三)年度考核:其办法另订。

    第三十七条:考核成绩分为优、甲、乙、丙、丁五种。

    第三十八条:员工年度考核定每年元月举行,由主管考核并由考核小组核定。

    第三十九条:办理考核人员应严守秘密,不得循私舞弊或贻误。

 

     

    第四十条:本公司如因生产或业务需要,可于办公时间以外指定员工加班,被指定的员工,除因特殊事故经主管核准者外,不得拒绝,违者以不服从主管人员领导论处。

    第四十一条:员工加班,事先由主管代为申请,呈经理核准后,方得加班,否则不发给加班费。

    第四十二条:加班费计算,员工依平日加班每小时工资加给三分之一;例假日加班加给假日工资,但假日工作时间未满9小时,按比例加给工资。

    第四十三条:员工如在加班时间内擅离职守者,除不发给加班费外,就其加班时数予以旷工论处。

    第四十四条:员工加班情况,由管理部门按月统计备查。

 

     

    第四十五条:员工出差分“长程出差”与“短程出差”二种,凡当天能往返者,称为“短程出差”;一天以上者,称为“长程出差”。

第四十六条:长程出差及短程出差(其办法另订)。

 

     

    第四十七条:本公司为提高技术能力及工作效率,陶冶员工品德,举办各种教育训练,被指定参加员工,非有特殊原因,不得拒绝参加。

    第四十八条:员工训练分级进行(其训练方法另订) 。

 

  留职停薪

    第四十九条:员工有下列情况之一者,应签请留职停薪:

              (一)久病不愈,逾20天者。

              (二)因特殊事故,呈请核准者。

    第五十条:留职停薪期间以半年为限,但经公司总经理特准者除外。

    第五十一条:留职停薪期间年资不计。

    第五十二条: 留职停薪期满后未办理复职者,视为离职。

    第五十三条:员工于留职停薪期间擅就他职经查明属实者,予以免职。

 

     

    第五十四条:本公司职员应依法办理劳工保险,其保险费由本公司及职员依法分担之。

第五十五条:员工婚丧、住院,致赠礼金、奠仪或慰问金,其给与标准另订。

第五十六条:本公司发给员工年终奖金,固定奖金为加发一个月工资,上班超过三个月而不满一年者,按上班月数* 1/12月薪作为年终奖金,员工在同一年度内所有功过经抵销后,增减其年终奖金。

第五十七条:本公司将根据员工本年度的工作考核成绩和公司的业绩,发给每位员工一定量的奖金红利。

 

     

第五十八条:员工一律参加劳工保险,于正式雇用时由人事部门办理。亲自填写保险表一式二份,交人事部代办参保手续。应纳保费,由公司补助80%,自行负担20%。自行负担部分,由发薪部门,按月在应领之薪水内代为扣缴。

    第五十九条:员工参加劳工保险后,除依法享受各项权利及应得的各种给付外,不得再向本公司要求额外赔偿或补助。

 

     

    第六十条:员工因公而致残废或死亡时,依劳工保险条例向劳保局申请给付,始尚未参加劳保者,其津贴及辅助事宜悉依劳工保险有关规定予以补偿。

 

 

     

    第六十一条:员工有下列情况之一时,应予资遣:

               (一)停业或转让时。

               (二)亏损或业务紧缩时。

               (三)暂停工作在一个月以上时。

               (四)业务性质变更,有减少员工必要,又无适当工作可安置时。

              (五)员工对于所担任工作确不能胜任时。

    第六十二条:员工资遣先后顺序:

              (一)历年平均考核较低者。

              (二)曾受惩诫者较未受惩诫者。

              (三)工作效率低者。

    第六十三条:员工资遣,通知日期如下:

              (一)在公司服务3个月以上未满一年者,于3日前通知。

              (二)在公司服务1年以上未满三年者,于10日前通知。

              (三)在公司服务3年以上者,于30日前通知。

    第六十四条:员工接到前条通知后,为另谋工作可于工作时间请假外出,但每星期不得超过2日工作时间,请假期间工资及津贴照给,如未能依照前条规定通知而即时终止雇用者,依前条规定预告期间工资及津贴照给,如经预告,发给预告期间工资。

    第六十五条:员工因受惩罚而开除或自行辞职者,不以资遣论。

    第六十六条:员工资遣,依下列规定发给资遣费:

             (一)在公司连续服务满1年者,发给相当于1个月平均工资的资遣费。

             (二)在本公司工作年资满3年以上者,每满1年加发相当于10天本薪的资遣费,但剩余月数,或工作未满1年者,以比例给予,未满1个月者以1个月计。

 

  安全与卫生

    第六十七条:公司应随时注意工作环境安全与卫生设施,以维护员工身体健康。

    第六十八条:员工应遵守公司有关安全及卫生诸规定,以保护公司财产及个人安全。

 

     

第六十九条:本规章未尽事宜由总经理以命令规定之。

第七十条:本规章经公司管理部核定后实施,修正时亦同。

 

 

考勤管理规章

    第一条:为加强公司员工考勤管理,特制定本规定。

    第二条:员工正常工作时间为上午7时30分至12时,下午1时30分至6时,每周日不上班,因季节变化需调整工作时间时由总裁办公室另行通知。

第三条:公司员工一律实行上下班打卡登记制度。

    第四条:所有员工上下班均需亲自打卡,任何人不得代理他人或由他人代理打卡,违犯此条规定者,代理人和被代理人均给予记过一次的处分。

    第五条:公司每天安排人员监督员工上下班打卡,并负责将员工出勤情况报告人事部门,据此核发全勤奖金及填报员工考核表。

    第六条:所有人员须先到公司打卡报到后,方能外出办理各项业务。特殊情况需经主管领导签卡批准,不办理批准手续者,按迟到或旷工处理。

    第七条:上班时间开始后5分钟至30分钟内到班者,按迟到论处,超过30分钟以上者,按旷工半日论处。提前30分钟以内下班者按早退论处,超过30分钟者按旷工半天论处。

    第八条:员工外出办理业务前须向本部门负责人(或其授权人)申明外出原因及返回公司时间,否则按外出办私事处理。

    第九条:上班时间外出办私事者,一经发现,即扣除当月全勤奖,并给予警告一次的处分。

    第十条:员工一个月内迟到、早退累计达三次者扣发全勤奖50%,达五次者扣发100%全勤奖,并给予一次警告处分。

    第十一条:员工无故旷工半日者,扣发当月全勤奖,并给予一次警告处分,每月累计三天旷工者,扣除当月工资,并给予记过一次处分,无故旷工达3天以上者,给予除名处理。

    第十二条:员工因公出差,须事先填写出差登记表,由主管批准,主管出差须报经经理批准,工作紧急无法向经理请假时,须在到达出差地后应及时与公司取得联系。出差人员应于出差前先办理出差登记手续并交至人事部门备案。凡过期或未填写出差登记表者不再补发全勤奖,不予报销出差费用,特殊情况须报总经理审批。

    第十三条:当月全勤者,获得全勤奖金100元。


 

 

员工加班管理规章

    因本公司为服务性质公司,因此加班只计算为公休日和节假日加班,另客户如突发事故需在下班时间内即时处理计加班

第一条:本公司员工于每日规定工作时间外,如需赶上处理急需事故,应按下列手续办理。

1.一般员工加班:

员工加班,及时报由主管核定,并于次日补写加班单,送交人事部门,以备查核,计加班费。

2.管理人员加班不必填加班单

第二条:加班考核:

1.一般员工:

员工加班的次日,由主管按其加班工时,及维护服务情况计算其工作是否相符,如有不符现象应通知人事部门照比例扣除其加班工时,至于每日的加班时数,则由所属单位主管填入工卡小计栏内,并予签证。管理部门其直属主管对其加班情况亦应切实核查,如有敷衍未达预期效果时,可免除其加班薪资加成。

2.管理人员如有应加班而未加班,致使工作积压延误情形者,由经理专案考核,同样情形达两次者应改调其他职务,并取消其职务加给。

第三条:加班薪资:

1.管理人员:因已领有职务加给,故不再另给加班费,但准报车资,(有公交车可达者不得报支计程车资)及误餐费。

2.员工:凡有加班均按下列程序发给加班薪资。

(1)平日加班,每小时给以日给本薪的34%,其计算公式如下:日薪×〔加班时数×(1.34÷9小时)〕=加班薪资

(2)公休加班除基本薪资照给外,并按平日加班计算方法加倍给付加班薪资。

(3)新年休假期内,因情形特殊而加班,凡正式员工一律照二款办理。

第四条:加班工时计算:

正常下班时间后加班,以4.5小时计算,次日上午可以休息。下午必须上班,公休日和节假日加班以具体完成事情时间计算。

第五条:不得报支加班费人员:

1.公差外出已支领出差费者。

2.推销人员不论何时何日从事推销,均不得报支加班费。

3.司机、厨工因工作情形有别,其薪资给予已包括工作时间因素在内以及另有规定,故不得报支加班费。

第六条:注意事项:

1.公休假日尽可能避免试用期员工加班,尤其不得指派试用期员工单独加班。

2.分派加班,每班连续以不超过12小时,全月不超过46小时为原则。

第七条:加班请假:

1.员工如有特别事故不能加班时,应事先向主管声明(领有具体事实不得故意推诿)否则一经派定即须按时到退。

2.连续加班阶段,如因病因事不能继续工作时,主管人员以请假单请假。

3.公休假日加班,于到班前发生事故不能加班者,应以电话向主管人员请假,次日上班后再检具证明或叙明具体事实,填单补假(注明加班请假字样),此项请假不予列入考勤。

第八条:公休假日,中午休息时间与平日同。

第九条:凡加班人员于加班时不按规定工作,其有偷懒、睡觉、擅离工作岗位或变相赌博者,经查获后,记过或记大过。

第十条:本细则经经理级会议研讨通过并呈总经理核准后实施。

 

 

 

 


 

财务与会计管理规章

 帐款管理办法

    第一条:凡销货或服务收入均应开立统一收据,并依序填入当天之“销货报告”或“服务收入报告”中,同时过入“人名别应收帐款明细卡”中,不得漏开、短开或多开。

    第二条:遇销货退回或重开收据和发票时,均应将原开统一收据和发票的收执联收回作废,并填制“销货退回通知单”,以赤字填入当天的“销货报告”或“服务收入报告”中列为其减项,同时在备注栏中注明原开票日期,并过入“人名别应收帐款明细卡”中。

    第三条:遇销货退回且开发票应于销货发生的60天内依规定手续向当地税捐稽征机关办理抵缴,如超过60天者不得办理抵缴已缴的营业税及印花税。故遇有销货退回或发票重开而其日期超过60天以上者,应由客户赔偿税捐损失;退货或发票遗失其原因如系外务员疏忽所致,则税捐损失应责由外务员负责赔偿。

    第四条:于销货当天若未能收回帐款时,交货人(收据和送达统一发票者)应与客户约定收款日并将填妥的“收据和统一发票签收单”交由会计员妥善保管,“收据和统一发票签收单”应具备下列各要点:

            (一)交货人(收据和送达统一发票者)于“收据和统一发票签收单”上签名。

            (二)经办人(成绩归属者)于收据和统一发票副联签名。

            (三)填明约定收款日期及约定付款条件。

            (四)客户正式盖章后其签收人签名。

    第五条:每笔未收款均应附有“收据和统一发票签收单”。若有销货当天未交出该签收单或缺少规定要件的记载等情事,会计员应于次日上班早会前报由单位主管纠正,务必按规定办理,否则应由单位主管签名负责。

    第六条:会计员收回“统一收据和发票签收单”后,应即将其“约定收款日”及“付款条件”逐笔登载于“人名别应收帐款明细卡”的有关各栏中备查。

    第七条:会计员应将“统一收据和发票签收单”按“约定收款日”的先后秩序排列妥为保管,遇有携出收款时应设登记簿由取单者签名备查,若于当天未能收回帐款时应即向取单者收回注销登记。

    第八条:凡帐款约定收款日到达者,会计员应主动转告帐款归属人或请单位主管派员前往收取。如有客户要求延期付款情事发生时,前往收款人应将重新更改约定收款日填明于“统一收据和发票签收单”中,并将该单交回会计员注销登记,及更改“人名别应收帐款明细卡”上的记载。

    第九条  凡应收帐款其约定收款日不得超过一个月,若有超过此一期限者,会计员应报备单位主管在签单上签字同意。

    第十条:帐款收回时,会计员应即将其填入当天“出纳日报表”的“本日收款明细表”栏中,并过入“人名别应收帐款明细卡”中,凭此销帐及备查。

    第十一条:收回现金者,应于当日或翌日上班时如数交会计员入帐,若有延迟缴回或调换票据缴回者,均依挪用公款议处;收回票据的开票人若非与统一发票抬头相同者,应经同一抬头客户正式背书,否则应责由收款人亲自在票据上背书,并注明客户名称备查,若经查明该票据非客户所交付者,即视同挪用公款议处。

    第十二条:票据到期日距统一收据和发票开立日期不得超过30天者,其超过30天以上者应由经办人填具“交货通知(请示)单”并依权责划分办法处理。凡帐款以分期付款方式收回时应由经办人提出与客户所立的合约书经单位主管呈报执行总经理核准。

    第十三条:凡销货退回或前开收据和发票作废者,若未取回原开收据和发票收执联作废者,不得重开统一收据和发票,惟经书面呈报总经理特准者不在此限。

    第十四条:每月3日应详填“各员未收款明细表”(净额)两份,由经办人逐笔亲自签名承认未收,其约定收款日据统一发票开立日期超过1个月以上者并应注明原因,填妥后呈报单位主管加强催收。

    第十五条:“各员未收款明细表”总合计的金额应与月底当天的收款明细表的本日未收款余额的数字相符,逾期1个月及2个月以上未收款明细表随同“各员未收款明细表”一并呈报。

  第十六条:凡遇客户恶性倒闭,或收回票据无法兑现或未事先言明,而于收款时尾款不付等情事,无法取得客户正式签属的“折让证明单”时,均视同坏帐处理。坏帐的发生,除按外务人员待遇办法等规定的赔偿办法办理外,该笔交易的成交奖金不准发给,其已发给者则应予追回。

    第十七条:凡为维护市价事先与客户约定高开发票销货折让者,或事后同意客户尾款不付等情事发生,除应报请单位主管同意外,并应取得折让证明单,详填原因,由客户证明实收金额及证实签章后,交回会计员处,该笔交易原交易应办退回同时再记一笔实收金额的销货记录,其销货折让后的金额若低于最低价者,仍须补办低价请示手续。成交奖金之计算则依实售金额计算。

    第十八条:本办法由财务部呈总经理核准公布后实施,修订时同。

 

  现金收支管理办法

    第十九条:各部门应行支付的一切费用,包括可控制费用与不可控制费用,可先由主管以借款方式提交至经理签核后至财务部支取,借款金额不得大于1000元人民币,使用后余款应于次日以前由主管提交至财务部核帐,并提交相应开支单据,取回借条。

    第二十条:各部门的收入款项(包括现金及支票)应于当日即时悉数交至财务部,途中损失应由收款人全资赔付。减免具体情况可报总经理批示。

  第二十一条:现金收支旬报表的填写应一次复写两联,第一联于每旬第1日(即每月1日、11日、21日)中午以前就上旬收支逐项编制妥,连同费用科目的正式收据或凭单呈单位主管签核后送财务部。

    第二十二条:现金收支旬报表上的编号系指费用的笔项而言,采每月一次连续编号方式,月内的每月编号应相互衔接并连续编至当月月底止,次月一日再行重新编号。

    第二十三条:现金收支旬报表上科目栏中类别的填写,系指依所发生的各项费用其分属类别,分别以“营”或“服”或“管”等字表示,其性质的区分如下:

            1.营业费用:凡属营业人员(包括业务人员及外务人员)所发生费用。

            2.服务费用:凡属服务人员所发生的费用。

            3.管理费用:凡营业费用及服务费用外所发生的一切费用属之。

    第二十四条:现金收支旬报表上科目栏中的“名称”系指各项费用的科目名称,其明细如下:

1.营业费用:即营业人员(包括业务人员及外务人员)所发生的下列诸费。

                 (1)汽车诸费:凡营业人员汽油、机油、过桥费、寄车费等皆属之。

                 (2)旅费:凡营业人员计程车资及营业员因业务之需所付的差旅费属之。

                 (3)公共关系:凡营业人员因业务上应酬所需支付者属之。

                 (4)薪工津贴:凡营业人员薪资皆属之。(包括本薪、机车津贴、交际津贴、成交奖金、各项加给及加班费等) 。

                 (5)坏帐:凡帐款尾数无法收回,或倒帐公司损失皆属之。

                 (6)名片:凡营业人员所印名片皆属之。

            2.服务费用:即维护服务人员所发生下列诸费:

                 (1)汽车诸费:凡服务人员所支之汽油、机油、过桥费、寄车费等皆属之。

                 (2)旅费:凡服务人员所支之计程车资及服务人员因服务的需要所支的差旅费皆属之。

                 (3)公共关系:凡服务人员因服务上的需要所支的交际费皆属之。

                 (4)薪工津贴:凡服务全体同仁的薪资皆属之。(包括本薪、机车津贴、绩效奖金、加给及加班费等)。

                 (5)坏帐:凡帐款尾数无法收回者属之。

                 (6)名片:凡服务全体同仁所印的名片属之。

                 (7)工具:凡单价在100元以下者的工具费属之。

           3.管理费用:凡营业费用及服务费用外所发生的费用:

                 (1)汽车诸费:凡营业人员及服务人员外所支付的汽油、机油属之。

                 (2)旅费:凡营业人员及服务人员外所支付的计程车资或出差旅费属之。

                 (3)运费:装载货物所支付的费用属之。

                 (4)文具用品:凡日常所用的文具纸张等属之。

                 (5)清洁费用:凡清洁公司或购清洁用品所支的费用皆属之。

                 (6)邮票:凡邮寄函件快件及包裹的邮资及购邮票等属之。

                 (7)电话费:凡业务上的长途电话及市区电话属之。

                 (8)电力费:凡用电所支付的费用属之。

                 (9)自来水费:凡用自来水所支付的费用属之。

                 (10)修理费:凡设备修理及保养费等属之。

                 (11)人事广告费:凡刊登招员启事等属之。

                 (12)报章杂志:凡订阅报章杂志所支付的费用属之。

                 (13)固定薪资:凡营业人员及服务人员外的薪资属之。

                 (14)公共关系:凡营业人员及服务人员外所支付的交际费属之。

                 (15)租金支出:房屋的租金。

                 (16)税捐:凡支付各项营业税属之。

                 (17)其他变动费用:凡未能列入该分类科目的费用属之。

    第二十五条:上述所列项目,会计员应按其性质区分(即营业费用、服务费用、管理费用等)妥予分类报支,不得相互混淆。   

第二十六条:各单位全体员工的借支总额在500元以内者得经理核准后由可先行借支,并限于每月发薪时一次扣回,其借支总额超过1000元者,应依权责划分逐笔专案报备核准后始得由财务部支付。

    第二十七条:每月月底当天,各单位会计员应凭留存之当月份该单位“现金收支旬报表”依费用类别分别统计其当月份各项费用的总额,详填于“费用预算分析表”中呈单位主管就可控制费用中的各项费用其实际与预算的差异详加分析。

    第二十八条:“费用预算分析表”上的费用率系指当月份的费用与营业额的百分比,“本月费用预算”一栏之计算公式如下:

               (1)本月“营业费用”预算=上月营业费用×(1±本月营业收入成长率)

               (2)本月“服务费用”预算=上月服务费用×(1±本月服务收入成长率)

               (3)本月“管理费用”预算=上月管理费用×(1±本月营业及服务总收入成长率×20%) 

第二十九条:本办法由财务部呈总经理核准公布后实施,修订时同。

 

  传票审核职权划分办法

    第三十条:各部经办人员:

审核单据的性质、金额与本公司规定是否相符,并编制传票控制预算及成本费用之报支。

第三十一条:财务部:

            1.承办人员:

               (1)核对传票收付款的金额是否与收付款有关凭证(如计价单、发票)金额相符。

               (2)核对凭证是否有抬头,统一编号,店印,地址及贴足印花,与税法是否相符。

            2.复核人员:

               (1)传票应用分类,即科子目是否正确。

               (2)凭证是否齐全,符合政府规定,与负担部门是否正确。

               (3)附件数量与凭证记载金额是否相符。

               (4)借贷是否平衡。

            3.会计:

               (1)传票应附的凭证是否适当签具意见。

               (2)各经办人员应行注意事项是否错误及依税法规定可否开支签具意见。

               (3)核对付款之支票金额是否与核准之付款传票相符。

    第三十二条:稽核室:

               (1)对财务部的意见予以指示或转呈核示。

               (2)核对各部的成本卡,支出是否超过收入,收款与完工是否成正比或签具意见。

               (3)凭证是否合理,应否付款的指示或签具意见。

               (4)决定付款的日期,签具意见及指示。

               (5)价格是否合理签具意见或指示。

    第三十三条:总经理:就主办会计及稽核室所签意见的转呈或指示。各转呈意见的核定。

    第三十四条:以上各项职权的划分,是就目标情形所拟的办法,如以后业务改进或其他变更,当另行修订。

 

 

 

 

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