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当时间管理高手[zz]

发表于2004/12/30 22:23:00  1368人阅读

只要是懂得“排”时间和“偷”时间的窍门,每个人都可以聪明、从容过日子。

    企管专家马可·麦西尼曾说过一个小故事:想像有一个户头,每天存进86,400元随意让你使用,不过,每天晚上12点以后,不管你有没有花完,就自动归零,隔天又存入86,400元,如此周而复始。

  若这个户头是你的,你会怎么做?一一定是想尽办法,充分利用每一块钱,甚至会想办法把这些钱转投资成其他资产吧?

  事实上,每个人真的有一个这样的户头,只不过存取的不是金钱,而是时间,每天存进86,400秒,只能提取,不能增加。

  现在,你知道该怎么做了吗?

小心!9大时间杀手

  “我真的很想把事情做好,可是我时间不够用!”

  你是否常有这种感慨?事实上,我们可能不是真的没时间,而是我们把时间拿去做错误的“采买”了,不知不觉浪费掉大好时光。

  以下列举偷走我们时间的9大杀手,若能有效改进或防范,必能大大减少“力不从心”的遗憾。

    时间杀手 1 不分轻重缓急

  缺乏计划的努力,常常只是做虚功而已,用尽全力,却仍挥棒落空。

  光是建立工作待办事项的清单是不够的,必须厘清各项任务之间“轻重缓急”的关系,否则非常可能会陷入琐事的地狱中,花费庞大心力处理其实并不是那么重要的事情,延搁了真正要紧的事,制造日后的危机。

    时间杀手 2 电话与不速之客

  电话与非预期的访客所占去的时间是很难估算的,因为我们永远不知道对方会占用多久,也许一通电话,一个上午就泡汤了。

  许多时间管理专家建议可以多利用语音留言的功能,过滤不必要的来电,或是长话短说,若不是非常紧急的事,不妨礼貌告诉对方何时会回覆,等到手头的事情告一段落以后,再行回覆。不在预期中的访客比较难以控制,但仍应掌握“长话短说”的原则。

    时间杀手 3 工作环境芜乱

  据统计,办公桌面杂乱或资料乱放,会让人平均每年多浪费掉6周的时间。要维持生产力,必须养成物归原处的习惯,并且把搜集到的资料整理归档,别让文件泛滥,减少找寻文具或资料的时间。

    时间杀手 4 不会说No的烂好人

  《时间管理十堂课》的作者罗勃·布莱说:“世上最容易犯的错,就是许下过多的承诺。”

  因为不善拒绝,名嘴戴晨志过去曾一天排过3场演讲,但他发现,这样只是把自己累坏,而且挤压到其他时间,所以他现在一周至多接受两三场演讲邀约,接受邀约之前,一定审慎评估,“若不懂得说No,就会累死自己!”

  富邦金控执行副总经理兼财务长龚天行虽位居高阶主管,但却能做到天天回家吃晚饭,其中一个秘诀就是,“除非绝对必要,否则我几乎没有应酬。”

  当自己实在力有未逮时,应该学着坚定地说No,不要牵扯在太多“不好意思”的情绪中。也别用“让我考虑看看……”这种模棱两可的回答暂时闪避别人的要求,这对他人也不公平,若真的无法兑现诺言,最好还是直接言明。
  
    时间杀手 5 拖延的坏习惯

  进度落后是工作成效差的重要原因。不少人不见棺材不掉泪,习惯把事情积压到截止期限前才处理,但那个时候已经火烧屁股了,最后不但未能如期完成,仓促下赶工的工作品质也常出现瑕疵。

  罗勃·布莱建议,特别是处理大型专案时,更应把计划切分为好几部分,按部就班完成,即使是多么艰巨的专案,只要切成小部分,也就没那么吓人,可以各个击破。

    时间杀手 6 一次想完成太多事情

  正所谓“贪多嚼不烂”,订定任何目标时,都应衡量自己的资源与时间,不要一口气想要完成太多计划,到最后可能会处处落空。

    时间杀手 7 事必躬亲不懂授权

  在授权或与他人合作之前,必须先想清楚可能的风险,选择适合的授权或合作对象,一旦决定以后,就不要再事事插手,如此不但打乱自己的时间规划,也会给下属或工作伙伴不被信任的感觉。

    时间杀手 8 不必要的会议

  几乎所有的时间管理书籍都会把“不必要的会议”列为耽搁时间的重要因素。好的会议固然能收脑力激荡、凝聚共识等效果,但无论如何,开会都应该被视作一个“必要之恶”,即使非开不可,最好能做到准时开始及结束,尽量不要参加不重要的会议,以避免时间消耗。

  当然,在职场中我们常是“人在江湖,身不由己”。马可·麦西尼建议,若真的无法选择不开会,至少可以选择在自己可以做到的范围内,有效率地进行会议。

    时间杀手 9 沉迷于无意义的活动

  这类事即是柯维时间管理矩阵中,归类到第四象限的事,是既不急迫又不重要的事,甚至可以说是一种浪费生命,例如沉溺于电视、八卦瞎掰等。

  柯维认为,人们受到紧急事件的压迫时,常想“逃避”到第四象限,这和一般能够创造意义的休闲不同,这种逃避只会带来更多的空虚,同时又把未完成的事情推到更紧急的状态。

  以看电视为例,如果平均每天看电视160分钟,一年花1,000小时,若以75岁的寿命为计,从5岁开始看电视,一生总共得耗上8年的时间看电视!试想,若平白多出8年,你能完成多少梦想?

  所以,就像名作家史蒂芬·金说的:“关掉那喋喋不休的盒子吧!”如此你的生活和工作的品质将可大幅改善。

    
快速做事 Vs. 做正确的事

  若能够避免上述9项时间管理的障碍,对掌握工作进度一定大有助益,但光是这样的时间管理,还不够深入,真正彻底的时间管理不只是照顾你的“工作”,还得把你的“人生”考虑进去。

  传统的时间管理,强调的是效率——如何用最短的时间做最多的事情。但新一代的时间管理观念仍旧重视效率,但并不一味强调“快速”,而是要求人们“做正确的事”。

  “不管飞得多么快的飞机,只要方向错了,一切都白搭,”

急迫的事≠重要的事

  成功学大师柯维在《与时间有约》一书中,把时间管理分为四代:第一代的时间管理只是“备忘录”,做一件划掉一件;第二代时间管理则开始讲究效率,重视规划与准备,利用行事历与记事簿,订定目标一一执行;第三代除了延续第二代的概念以外,并且把“顺序”的概念加进去,制订出短中长期的目标,按优先次序予以实践。

  至于执行的方式,不外乎是:设定目标→拟订计划→实践→评估,到这个阶段为止,时间管理仍停留在“提高绩效”上,若能善用这项技巧,确实可以有效改善工作品质、创造绩效。

  但有太多绩效出众,甚至是功成名就的人,在午夜梦回之际,却常有一种“不知为何而战”的空虚感。

你是急迫性偏执狂吗?

  德国时间管理专家罗塔尔·塞维特认为,成功的秘诀,在于下列四种领域的平衡:绩效、健康、人际关系、生命意义。我们的社会型态过度强调绩效,偏废其他三者,以致于逼出了一堆患有“急迫症”的人。

  我们以为“散漫”是间管理失败的唯一表征,我们很难想像看起来工作效率一流,遭逢危机处变不惊,可能会是有时间管理障碍的人。

  但事实上,这些习惯与高压共处,甚至潜意识还爱上危机的人,实际上可能患了“急迫性偏执”。他们热中于解决突发状况,并且从忙碌中得到安全感,认为愈忙的人愈重要,闲着简直是是种耻辱,不知不觉中,就成了急事的奴隶。

  柯维认为,急迫性偏执就好比滥用止痛药,或许问题可以立刻得到抒解,却无法根本治疗。

  新一代的时间管理观念,强调在设定目标之前,必须先慎重思考“角色”与“人生意义”的问题。简单说,就是一种以“重要的事”,而非“急迫的事”为最高指导原则的时间管理态度。

别忽略“重要但不急的事”

  事情的轻重缓急,是我们决定处理顺序的根据,只不过,我们通常只把眼光着眼于“紧急”的事情上。

  “急迫的事,就好比在瓦斯炉上哔哔叫的沸水壶一样,逼得你非得去关掉不可,”然而,急事不等于要事,时间管理要做得好,就是要尽可能降低事情朝紧迫方向发展的可能性。

  以消防队员的工作为喻,“救火”是处理既重要又紧急的事,但救火在消防队员的工作时间中,所占的比例可能不到7%,剩下的时间,其实是花在预防与救灾等“重要但没有燃眉之急”的事情上,若是这部分做得好,就可以降低火灾发生的机率。

  “如果我们的工作或生活,每天都处于救火状态,你觉得这样健康吗?”

  柯维与塞维特这两位大师都把事情按“重要”与“急迫”画分成四等分。第一象限的事既急迫又重要,当然得即刻处理,至于第三象限的事虽然不重要,但由于比较紧急,因此也常耗去人们不少时间,受到这些压力催逼,人们又习惯逃避到第四象限里去喘口气(例如,看电视、闲聊、上网)。

  最后,被牺牲掉的是第二象限的事:虽然不紧急,但却重要的事。

  第二象限的事情常与生活品质有关,例如长期的规划、健康、人际关系等,虽没有迫切的危机,但我们若一直未能花时间去耕耘,日后可能未必有机会能弥补。

  “你不能期待父母永远健康等我们去孝敬、先生(或太太)永远愿意无怨无悔守候,或是自己的身体永远撑得住,”时间管理常是一个取舍的过程,“但你不能把重要的东西提领一空,到那时候就太迟了。”

  因此,时间管理的最高指导原则,就是花心思在“重要”的事情上,不管它紧不紧急。要分辨急迫的事是否重要,我们可以自问:这件事是否有助于达成某种重要的目标?若答案是否定的,就应该归入第三象限。

  
以周为单位安排角色


  以“日”为计划单位的时间管理,很有可能会让事情的急迫性主导我们的优先顺位,不妨以“周”为单位做安排。

  时间管理专家建议,我们每周应匀出一段完全安静,可以沉思的时间用来规划下一周。

  “速度不是重点!要紧的是,有没有“重要”的事情放在你的计划中。”

  首先,厘清我们所扮演的角色(例如工作、朋友、亲子、夫妻以及自我等),思考自己这一周想要如何经营这个角色。

  要记住的原则是:不是把时间表填满再来排顺序,而是先列出最重要的事情再来排时间,把琐事摆在黄金时段以外的时间去做。

  比方说,若你认为“自我成长”很重要,希望实践的方法是听一场音乐会或阅读一本书,就得预先空出时段来。当然,你也可以一鱼二吃,例如,若同时也想要多与伴侣互动,不妨可以邀伴侣一起去聆听音乐会,如此只要空出一个时段,就能满足两种需求。

  把重要事情排好以后,再寻求空档去处理非关键的事情。这些重要时段底定以后,虽不是毫无弹性,但尽量不要去更动取消,如此一来,为了要妥贴照顾到各项需求,必然会有意识地降低无意义的时间浪费(第四象限)。

每天“偷”一点时间做计划

  毕竟“日”是我们生活的基本单位,完成周计划后,还是有许多日常事务要面对,必须逐日做一些微调。戴晨志就认为“一日之计在于夜”,晚上抽出几分钟,想一想隔天该怎么作息会更有效率。

  另一位大忙人微软总经理邱丽孟,则要求自己每天8:30以前就进办公室,不待秘书处理,便亲自审视行程表,提早进入工作状况,这个习惯也让她可以在晚上8:30之前回家陪伴家人。

  常有人抱怨老被时间追着跑,工作生活难两全,其实,只是要懂得“排”时间和“偷”时间的窍门,鱼与熊掌,是绝对可以兼得的。(完)

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