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办公自动化介绍

发表于2003/3/8 15:03:00  10000人阅读

办公自动化是信息革命的产物,也是社会信息化的重要技术保证。回顾近20年来微电子技术的进步和通信技术的突飞猛进的发展,各种先进的办公设备如雨后春笋般出现。为适应瞬息万变、竞争激烈的时代要求,各办公机构纷纷引入自动化系统。办公自动化作为当前国际上飞速发展的一门综合性新学科,已经越来越受到人们的重视。

 

  办公自动化是信息化社会最重要的标志之一,它将人、计算机和信息三者结合为一个办公体系,构成一个服务于办公业务的人机信息处理系统。通过提高办公效率,使用先进的机器设备和技术,办公人员可以充分利用各种办公信息资源,从而提高办公效率,使办公业务从事务层次进入管理层,甚至辅助决策层,将办公和管理提高到一个崭新的水平。

 

1、定义

 在古代的办公活动中,人们习惯使用笔、墨、纸、砚。人工手抄笔录,而办公公文信函的传递,主要借助于马作为交通工具。到了近代,虽有一些先进的办公设备如机械打字机、电话、电报等得到应用,但仍不能适应社会发展的需要。如今现代通信技术和手段的广泛应用,使计算机、打印机、复印机、扫描仪、传真机等先进的设备成为日常办公活动的重要工具,加快了办公自动化的进程。

  早在20世纪40年代,美国的部分企业就开始使用机器来处理办公业务,当时将这种手段称为办公室自动化。随着经济和技术,特别是信息技术的飞速发展,办公自动化早就超出了狭窄的办公室范围,迅速渗透到管理的范畴。人们将其统称为办公自动化(Office Automation,简称OA)。

  办公自动化是利用先进的科学技术,不断使人们的一部分办公业务活动物化到人以外的各种现代的办公设备中,并由这些设备与办公人员构成服务于某种目的的人机信息处理系统。

  定义中强调三点:

       ①利用先进的科学技术和现代办公设备;

       ②办公人员和办公设备构成的人机信息处理系统;

       ③提高效率和改进质量是OA的目的。

办公自动化主要是面向办公室人员的办公效率和质量的,它着重解决人与办公设备的人机接口问题,它是以现代化的办公设备为前提的,是一个由硬件和软件组成的系统。一个较完整的办公自动化系统是人员、办公设备和信息资源三者密切联系的一个整体。

通俗地讲,办公自动化就是利用现代化的设备和技术,全面或部分代替办公人员的业务活动,优质高效地处理办公信息和办公事务。目前,办公自动化已将计算机技术、通信技术、科学管理思想和行为科学有机结合在一起,应用于传统的数据处理技术难于处理的数据量庞大的、包括非数值型信息且结构不明确的办公事务上,有效地提高了办公质量和办公效率。

 

1  办公室的工作性质

办公室的功能很多,归根到底表现在两个方面:一是处理办公信息;二是产生办公信息。常见的办公信息主要包括文字、报表、语言、图形图像等。

 2  办公自动化的主要内容

办公自动化将现代技术装备,科学管理思想和行为科学有机结合在一起,应用于办公工作以提高办公质量和效率。早期的办公自动化主要是使用电脑、复印机等单机设备代替办公人员大量重复劳动,而现代办公自动化已构成一个人机系统,使一部分办公活动由人过渡到由设备完成。办公自动化的主要内容包括文字处理、报表处理、数值和非数值计算、图形图像处理、语言处理、通信、信息存储与管理、日程管理和辅助决策等各方面。

2、特点

办公自动化是信息化社会最重要的标志之一,它具有以下特点:

之一,它具有以下特点:

1.办公自动化是当前国际上飞速发展的一门综合多种技术的新型学科

办公自动化的理论基础是行为科学、管理科学、系统工程学、社会学、人机工程学等,它的技术基础是计算机技术、通讯技术、自动化技术等,其中计算机技术、通讯技术、系统科学、行为科学是办公自动化的四大支柱或称四大支撑技术。综合起来看,办公自动化是以行为科学为主导,系统科学为理论基础,综合运用计算机技术和通信技术完成各项办公业务。办公自动化不是简单的自动化科学的一个分支,而是一个信息化社会的时代产物,是一门综合的学科技术。

2.办公自动化是一个人机信息系统

在办公自动化系统中是决定因素,是信息加工的设计者、指导者和成果享用者;而是指办公设备,它是办公自动化的必要条件,是信息加工的工具和手段。信息是办公自动化中被加工的对象,办公自动化综合并充分体现了人、机器和信息三者的关系。一个典型的OA系统应包括信息采集、信息加工、信息传递、信息保存四个基本环节,核心任务是向各级

3.办公自动化将办公信息实现了一体化处理

信息通常有如下形式:

•文字:指各种文件、信函、档案、手稿等;

•语言:有电话、声音邮递、声音文件等;

•数据:包括数据文件、报表、纪录等;

•图像:有电视会议、电视监督等动态图像;

•图形:包括样品照片、统计图表、传真图像等静态图形。

办公系统把基于不同的技术的办公设备用联网的方式联成一体,以计算机为主体将各种形式的信息组合在一个系统中,使办公室真正具有综合处理这些信息的功能。

4.办公自动化的目标十分明确,是为了提高办公效率和质量

办公自动化是人们产生更高价值信息的一个辅助手段,使办公室用具成为智能的综合性工具。

办公自动化将许多独立的办公职能一体化,并提高自动化程度,从而提高办公效率、方便办公工作,获得更大效益,对信息社会产生积极影响。其主要特点有:

1)办公自动化是涉及文秘、行政管理、电子、机械、物理等学科并利用计算机、通信、自动化等技术的一门综合性学科。

2)办公自动化是融人、机器、信息资源三者为一体的人机系统。它包括了信息采集、加工、传递和保存四个基本环节。

3)办公自动化包括文字、数据、语言、图像等信息的一体处理功能。

4)办公自动化能够优质、高效地处理办公信息和事务。

办公自动化系统从功能上可以化分为三个层次,或者三个子系统。他们是事务处理、信息管理和决策支持子系统。如上图。

在上述三个层次中,事务处理是最基础的层次,信息管理是第二层次,而决策支持则处于最高层次。它们之间相互依存和相互联系。决策支持依赖于信息管理层提供的信息,信息管理层又依赖于事务处理层对信息的采集、处理和筛选。三个层次之间的联系可以由计算机的数据和程序的调用来实现。目前,国内事务处理级的办公自动化系统最为普遍,并且仍处在逐步发展和完善的阶段。

 

3、功能组成

 

1  收发文管理

收发文管理主要负责公文的拟定、收发、审批、归档、查询检索和打印等工作流的全过程处理。现有起草人起草公文,之后通过网络发送给审批人,审批合格后签发。当收到一份公文时,先进行收文登记,然后发送给公文拟办人,在拟办人指定批办、承办人后,公文将自动发送到批办、承办人处,最后由专人将公文归档。各类公文拥有相应的安全机制,具备相应的保密级别,通过指定不同级别人员具有的不同权限,还可以实现网上公文查询。发文管理用来实现内部文档从拟稿、批阅、签发、到最后的整理、归档的发文流程的计算机自动化控制,达到文档发文自动化。

2  外出人员管理

外出人员管理主要是通过电子公告板方式实现对外出人员进行登记管理。外出人员利用此公告板方式公告自己的外出事由、外出时联系方法、外出时间以及外出期间指定的工作代办人和代办事项,还可以将自己外出的消息通知有关人员。外出归来后再通过网络撤销外出通告。

3  会议管理

在传统方式下,召开会议时需要的大量文件让人头痛不已,而在OA方式下则要轻松得多,可实现网络远程实时会议控制,图文、影音在线传输。并可通过浏览器安排、管理会议。

4  领导活动安排

主要负责办公室对领导的工作和活动进行统一的协调和安排,包括一周活动安排和每日活动安排。相关人员可据此安排日程,以便安排相应工作,不至于发生冲突。

5  论坛管理

  所谓论坛类似现实生活中的公告牌,用于系统内部人员在上面发布相关公开信息。论坛管理主要负责对这些信息的管理,比如信息分类、更新等等。公告牌可以用来发布各种通知或其他公用信息。可在内部开通电子邮件,并具备和系统外部乃至国际互联网的信息交流能力。各级领导和业务人员可以在统一的图形化环境里,方便地得到几乎所有与其工作相关的资料、信息和其他数据,即使是在家中或出差也可不间断工作。

6  个人用户管理

  个人用户工作台用于对本人各项工作进行统一管理,例如安排日程、活动,查看处理当日工作,存放个人的各项资料、纪录等。此外个人用户还可以通过电子邮件与其他单位或个人交流意见、讨论问题及传送材料。

7  电子邮件

 电子邮件系统可完成信息共享、工作批阅流程、文档传递等功能。

8  远程办公

每一个工作人员都不能保证一直在办公室中工作。当远离办公室或出差,而又非常需要了解单位的某些数据信息时;当想在离本单位较远的地方设立几个办公点时,可通过电话网、DDN专线等连接的远程计算机,完成所有的有关办公的功能。

 

9  档案管理

办公自动化系统可实现交互式的劳资人事管理。把员工资料与考勤制度、工资管理、人事管理相结合,有效提高工作效率,降低管理费用,实现高速、实时的查询管理。

 

10  综合信息

提供单位职工的电话号码查询,增进职工与单位和外界的沟通;提供国内外相关法律、法规查询,并提供相关咨询服务。公共信息服务不仅能使本单位内部共享其他信息资源的信息,也使社会各界能共享政府、企事业单位可公开的信息,如企业形象宣传等。

 

11. 简报期刊

提供国内外主要报刊杂志的查询和特定信息检索。彻底改变传统以手工为主的工作方式。整理、提炼、保存政府、企业的各类有用信息,为用户提供共享信息的环境。提供信息查询、统计、分析功能,协助领导决策管

4、国内外发展情况

 办公自动化在美国及日本等发达国家已经得到了迅速的发展。此表为美国的发展情形,日本则相对滞后。

  世界OA系统的发展非常迅猛,世界各国政府极为重视本国的OA系统的发展,不惜花费巨资。美国的办公自动化在公司和企业中发展得比政府部门要早,并且水平也较高。各公司、企业不仅把OA视为提高效率、节约成本的手段,更是利用它来加强经营管理,作为提高企业素质和企业竞争能力的重要条件。

  20世纪90年代以后,国外的办公自动化得发展趋势为如下四个方向:

  1)OA设备向着高性能、多功能、复合化和系统化发展;

  2)OA系统向着数字化、智能化、无纸化和综合化发展;

  3)以计算机为核心的办公工作站将向处理文字、数据、声音、图形的多媒体方向发展;

  4)通信在OA系统中的地位将进一步增强,可以充分利用现代化通信技术,建立全球的网络体系。

 

 我国的办公自动化技术起步较晚,20世纪70年代该项技术传入我国,80年代才真正地得到重视和发展。此表为我国的发展情况。

  我国的办公自动化发展的特点是起步晚、发展迅猛,首先是为政治、经济、国防服务。国家投资建设的有经济、科技、银行、铁路、邮电、交通、电子、能源、气象、军事、公安和国家高层领导机关12个大信息管理系统,具有规模大、体系完整、高技术和现代化的管理效能,是代表我国一级水平的OA系统。目前,我国的办公自动化系统正朝着集成化、网络化、多媒体和智能化的国际水平发展。

办公自动化的实现,不仅仅是取代秘书的部分工作,它更是将引起办公制度、工作方式、办公流程、传统习惯、工作环境和决策进程等方面的深刻变革,使办公行为科学化、规范化和标准化。各国的经验表明:国家经济现代化必须依赖各级管理水平的提高和办公自动化。因此,办公自动化必将对我国整个社会生活的各个方面产生深刻的影响。

 

5、办公自动化设备

为了具备和完善办公自动化系统的功能,除了进行办公人员的相应知识培训外,必须配备相应的办公硬件设备和软件资源。在现代办公管理中的主要业务中,如文字编辑、信息处理、信息传输、信息检索等都离不开计算机,它是办公自动化的一名主角。所以,在办公自动化系统中,计算机使必不可少的核心设备。办公自动化系统的硬件和软件组成如图所示。

  办公自动化系统的硬件是指办公自动化系统中实际装置和设备,而软件是指用于运行、管理、维护和应用开发计算机所编制的计算机程序。

•通信设备:如:局域网,电话,电传等。

•输出设备:如:图像扫描仪,复印机,传真机等

•系统软件:如:操作系统,语言翻译程序等

•支持软件:如:数据库管理系统

•通用软件:如文字处理系统,图形处理系统等

•专用软件:工资管理系统,图书管理系统等

电子计算机一般俗称为电脑.计算机的种类很多,根据它的规模大小可以分为巨型机、大型机、中小型机、微型机和便携机等。根据其用途又可分为专用计算机和通用计算机。目前,办公室最常用的是多媒体通用微型计算机。

  一套计算机系统必须由硬件和软件两大部分共同组成,两者有机结合、相得益彰,才能是系统发挥功效。实际上,在计算机技术的发展进程中,计算机软件随硬件技术的迅速发展而发展,反过来,软件的不断发展与完善,又促进了硬件的新发展。

打印机是办公自动化系统的主要输出设备之一。打印机分为击打式和非击打式两大系列产品。击打式以针式点阵打印机为主,非击打式则包括激光、喷墨及热升华打印机等。

 20世纪50年代美国施乐公司推出第一台商用复印机。

  按照复印机显影方式可分:单组份和双组份。

  按照复印的颜色可分:单色和彩色。

  按复印机尺寸分:普及型(A3),手提式,大工程图纸(A2以上)。

  按使用纸型来分:特殊纸,普通复印纸

  按成像处理方式分:数字式,模拟式

  传真机是一种传送静止图像的通信手段。它可以通过通信线路,把文件、图表、手迹、照片等纸页式静止图像信号从一端传到另一端,并印在纸上得到与发送文件完全相同的硬拷贝。因此,也有人把它称为远距离的复印。

  英文为facsimile.国际上常用FAX表示。

  扫描仪是一种光机电一体化的高科技产品,是除键盘和鼠标外电脑使用最广泛的输入设备。扫描仪由多种用途,比如可以利用它输入照片建立字节的电子影集;输入各种图片建立自己的网站;扫描手写信函再用E-mail发送出去以代替传真机;还可以利用扫描仪配合OCR软件输入报纸或书籍的内容,免除键盘录入汉字的辛苦等等。这些扫描仪的不凡功能,使我们在办公、学习、和娱乐等各个方面提高效率并增加了乐趣。

  

数码相机是一种能够进行拍摄,并通过内部处理把拍摄到的光学图像转换成以数字格式存放的电子图像的特殊照相机。

6、办公软件介绍 

Microsoft Office是微软公司开发的办公自动化软件,Office XP是最新的版本(第四代)。

  Word主要用来进行文本的输入、编辑、排版、打印等工作,可进行书信、公文、报告、论文、商业合同、写作排版等一些文字集中的工作;

  Excel 主要用来进行又繁重任务的预算、财务、数据汇总等工作;

  PowerPoint 主要用来制作演示文稿和幻灯及投影片等,甚至可以制作贺卡、流程图、组织结构图等;

  Access 是一个桌面数据库系统及数据库应用程序;

  Outlook 是一个桌面信息管理的应用程序,可以用于联系人列表、日程安排等;

  FrontPage 主要用来制作和发布InternetWeb页面。

  这几个软件之间的内容可以互相调用,互相连接,或利用复制粘贴功能共享数据资源。

  Lotus公司的Smartsuite是另一个流行的办公套件,商业办公领域应用广泛。

WPS 我国珠海金山软件股份有限公司推出。

OpenOffice 5年前一家名为Star的德国公司开始致力于开发一个跨平台的办公软件StarOffice并提供免费下载。它是世界上唯一一个非常接近Microsoft Office而又可以跨平台的产品。2年前Sun公司收购了Star软件公司,并继续开发,直至20001013日传出惊人消息:Sun开放了StarOffice的绝大部分源代码,并且成立了OepnOffice.org组织专门从事开放源代码办公软件的开发工作。

现在基于OpenOffice开发的软件遵循两种协议:要开放源代码的GPL协议或不开放源代码的SISSL商业版权协议,RedOffice就是遵循后者的。

 

以上介绍了办公自动化的基本概念、办公自动化系统的主要功能,介绍了微型计算机、打印机、复印机、传真机和其他常用现代办公设备的基本常识,还简要介绍了常用办公软件的应用场合。这里着重进行办公自动化的知识性介绍,使大家了解办公自动化的相关概念和基础知识,为后面的操作应用打下基础。

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