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使用 Visio 2002 组织结构图解决方案

发表于2004/10/16 18:56:00  2276人阅读

分类: 资源共享 编码之外

使用 Visio 2002 组织结构图解决方案

微软公司(转载自微软公司)  2004年09月17日

 

组织结构图解决方案概述

  Microsoft? Visio? 2002 组织结构图解决方案使您能够用图形方式表示组织内的人员、业务、职能或活动之间的相互关系。组织结构图解决方案不仅适用于雇员图,还适用于其他各种层次结构图。例如:利润和成本中心说明、按地区或部门划分的财政收入,以及工厂自动化的加工流程。使用组织结构图模板,您可以:

  将雇员形状拖到绘图页中的其他雇员形状上,以自动创建组织层次结构。

  创建多页图表,将不同部门放到不同页上,并使各组织结构图页面之间的数据保持同步。

  将组织结构图与新版本进行比较,以更新组织结构图。

  试验各种不同的布局而不用手动移动形状。

  通过更改位置形状的样式来更改组织结构图的外观。

  生成超文本标记语言 (HTML)、Microsoft Excel、Visio 和 XML 文件格式的自定义属性数据报表。

  使用“组织结构图向导”自动进行组织结构图的创建和布局,或直接从格式正确的文本文件、Microsoft Exchange Server 目录、Microsoft Excel 或开放式数据库连接 (ODBC) 兼容应用程序中创建组织结构图。

关于组织结构图形状

  Visio 组织结构图形状包含内置智能设计,使形状“知道”它们要向谁报告。例如,当用户将“助理”形状拖到“总经理”形状上时,“助理”形状将显示在“总经理”形状的下方侧面。当用户向组织结构图添加形状时,独特的“拖放到其上”操作可以确保维持正确的组织结构。 智能形状的行为也是可编程的,它使开发人员能够通过数据文件中的值为雇员分配特定的形状。例如,对于组织结构图顶部的人员,数据源可以在 Master_Shape 字段中包含“总经理”值,表明向导在生成组织结构图时应为该人员使用“总经理”形状。

新增和改进的功能

  Visio 2002 组织结构图解决方案包含许多新增和改进功能,包括:

  使用组织结构图向导在同一雇员的形状之间进行超链接 该向导可以为不同页面上表示同一雇员的形状创建超链接。 在导入源文件中包括超链接地址 导入的数据文件可以包含一个名为 HYPERLINK 或 URL 的列或字段,而向导可以将其中包含的地址保存为形状的超链接。例如,“总经理”形状可以包含一个超链接,链接到 Intranet 上概要介绍组织任务和目标的文档。

  改进了向导命令行界面和可编程性 您可以将无提示和交互向导模式结合起来,使用无提示模式命令行将初始数据传递到组织结构图向导,并在向导中预加载默认值。您还可以选择启动向导,以便用户能自定义组织结构图的外观。

  显示多个自定义属性字段 您可以在组织结构图形状中显示两个以上的自定义属性字段。您可以随时更改显示在形状上的自定义属性字段。

  更改字体 您可以更改当前绘图和新绘图中字段的字体。

  更新的同步复制行为 在版本 2002 之前,如果用户在一个组织结构图页面上修改了形状的格式或属性,Visio 会自动更新所有页面上该雇员形状的所有同步副本。在 Visio 2002 中,属性和显示文本的更新是针对所有页面的,而报告结构的更改只更新当前页面。该选项使用户能从一个页面上删除下属形状,而不会影响其他页面。“同步关系”命令可以使各页面保持一致。有关“创建同步副本”和“同步关系”命令的详细信息,请参阅联机帮助窗口(在“帮助”菜单上单击“Microsoft Visio 帮助”)。

  更新的组织结构图布局方式 在版本 2002 之前,Visio 自动为绘图页上尚未被用户拖动到位的组织结构图形状安排最佳位置和间距。使用 Visio 2002,自动布局功能不再是默认操作。要提示组织结构图解决方案自动排列图表上的形状,请在“组织结构图”菜单上单击“自动排列”。要将自动排列设置为默认操作,请在“组织结构图”菜单上单击“选项”,然后选择“如果可能,自动定位形状”。

  对组织结构图用户的提示

  使用组织结构图向导创建组织结构图

  当您按照组织结构图向导的步骤进行到选择是否要指定每个绘图页上显示多少组织结构的向导页时,请选择“我要指定每页显示多少组织结构”选项。在下一个向导页上,接受默认配置。该配置会在生成的图表中将 Reports_To 字段中没有值的雇员放到页面的顶部,并且将雇员的所有下属与其上级形状放在同一页上。单击“完成”。

  向导创建完绘图后,您可以决定是否需要把不同层次的雇员组显示在不同的页面上。要在新页上显示雇员,请选择经理(例如上级),并且在“组织结构图”菜单上单击“创建同步副本”,然后选择“新建页”和“在原始页上隐藏下属形状”选项。然后,使用“组织结构图”工具栏布局按钮和“组织结构图”菜单命令重新排列位置。重复以下过程:查看每一页,并使用“自动排列形状”和“创建同步副本”命令,以创建最能真实反映组织结构的图表。

连接组织结构图形状

  要确定组织结构图中的形状连接正确,请使用“拖放到其上”操作。将下属(雇员)形状直接拖放到上级(经理)形状上可以确保正确连接。如果形状连接不正确,“自动排列形状”、“排列下属形状”、“隐藏下属形状”、“移动下属形状”和“导出组织结构数据”等功能可能无法正常使用。

从 HR 数据库创建组织结构图

  如果您的公司使用 PeopleSoft 或 SAP R/3 等企业资源规划 (ERP) 解决方案来维护组织结构数据,则您可以开发一个解决方案,使用户能够从 HR 或 ERP 数据直接创建组织结构图,而不必交互使用组织结构图向导。开发人员可以通过以下方法以编程方式生成组织结构图:

  创建宏或可执行文件,从命令行运行“组织结构图向导”(_Organization Chart Wizard.exe) 附件。
使用 Run 方法从程序运行“组织结构图向导”附件。

  这两种方法都被看作是无提示模式,因为向导不提示用户输入数据。通过该附件,开发人员可以访问向导的所有选项和功能,预先填入向导字段,有选择地为用户启动向导,并简化对话框条目。开发人员可以创建对用户隐藏的标识数据源和唯一标识符的字段,还可以创建其他自定义属性:对用户隐藏或公开。 宏或可执行文件必须包含以下语句:

_Organization Chart Wizard.exe <参数>

  目前有 20 个向导支持的参数可用于指定生成组织结构图的方法。参数的完整列表包含在 Visio 的联机帮助中(在“帮助”菜单上单击“Microsoft Visio 帮助”)。下列参数是 Visio 2002 组织结构图中的新增或改进的参数:

  /HYPERLINK-FIELD=<字段名> 使用这个可选参数在数据文件中指定一个字段,向导可以将此字段中的地址保存为形状的超链接。 /CUSTOM-PROPERTY-FIELDS=<字段名> HIDDEN, <字段名> HIDDEN, ... HIDDEN 修饰符是这个可选参数的新增内容,它使您可以创建用户看不见的自定义属性。例如,如果您要创建组织结构图以显示 Microsoft Project 任务的层次结构,并且要将“项目任务 ID”值保存为隐藏的自定义属性,则可以使用此修饰符。

  /HYPERLINK-ACROSS-PAGES 使用这个可选参数可以指定显示在不同页面上表示同一雇员的所有形状相互包含超链接。

  /LAUNCHGUI 使用这个可选参数指定对用户显示“组织结构图向导”对话框,使用户能够修改预加载的值(不包括在 /FILENAME、/DATASOURCE 或 /MICROSOFT-EXCHANGE 参数中指定的数据值)。

  注意:参数字符串的长度限制为 100 个字符。在通过编程用 Run 方法调用该附件时,开发人员必须注意这一点。从命令行无提示模式调用该附件将在最大长度处自动断开命令行。

  向导每次以交互模式或无提示模式运行时,都会生成一个名为 OCWIZ_CmdLine.txt 的文本文件,并且保存在临时目录中。该文件包含的命令可以在无提示模式中使用,以重新创建相同的向导配置,有助于测试无提示模式参数字符串。在配置向导以访问 ODBC 数据源时,该文件特别有用。

  注意:OCWIZ_CMDLINE.TXT 文件是“原样”提供的,Microsoft 不对其进行记录、测试或支持。

  Microsoft HeadTrax 是使用 Run 方法动态生成组织结构图的应用程序实例。联机帮助(在“帮助”菜单上单击“Microsoft Visio 帮助”)提供了示例代码,作为使用 Run 方法的指南。在“帮助”中,搜索主题“从程序中用 Run 方法运行组织结构图向导”。

关于 Microsoft HeadTrax

  HeadTrax 是一个 Intranet 应用程序,它提供了一个 Microsoft 全公司雇员信息的储备库。开发人员可以创建一个类似于 HeadTrax 的应用程序,轻松地与任何现有 ERP 或 HR 数据库(如 SAP R/3 和 PeopleSoft)集成。HeadTrax 中的 Visio 组织结构图应用程序只是一个小工程(大约 250 行代码),为组织提供重要的盈利结算和成本节省。

  Microsoft 于 1997 年创建并首次部署了 HeadTrax,以便快捷简便地检索公司内有关员工的精确和最新信息。通过 HeadTrax,经理们可以在组织的层次结构中按成本中心或按职务查看雇员,还可以对组织结构数据进行特殊查询,以当前视图和计划的财政月月末视图两种方式来查看雇员信息。例如,经理可以查询组织的某一部门内具有某个职务的所有雇员。HeadTrax 可以与 SAP R/3 直接通信,以确保 SAP R/3 数据库中的 HR 信息包含所有雇员和职务的当前数据。 为了开发 HeadTrax 应用程序,Microsoft 的开发人员使用了 Microsoft Visual Basic? 和 ActiveX? 控件。用户可以从运行 Microsoft Windows? 2000 Professional 操作系统的桌面上使用 Microsoft Internet Explorer 5.0 或更高版本来通过 HeadTrax 访问 HR 信息。HeadTrax 与 Excel 和 Visio 等 Microsoft 桌面应用程序软件紧密结合。通过 Visio,雇员可以自动生成包含某个雇员或职务数据的组织结构图,包括电话号码、电子邮件地址及其在建筑物中的位置。另外,用户还能在组织结构图中快速添加、删除或移动职务,使经理能够规划和传递对组织结构的更改。

在 HeadTrax 中创建组织结构图

  要在 HeadTrax 中创建组织结构图,可以单击“组织结构图”按钮以显示一个对话框,并在其中选择创建组织结构图的条件。例如,用户可以选择经理姓名、要包括的报告级别数,以及图中是否包括临时和零散工作人员。然后,用户选择要在图中显示的字段,例如常用名、职务和工作地点。根据用户在对话框中所做的选择,程序将生成相应的 SQL 查询,并将其送到后端数据库,用于检索数据以生成组织结构图。当用户单击“完成”时,Visio 即被启动,它以无提示模式运行“组织结构图向导”附件,并且通过 Visio RUNADDONWARGS 函数将指定参数传递给附件。(有关 RUNADDONWARGS 的详细信息,请参阅推荐读物中所列的《Developing Microsoft Visio Solutions》一书。)用户可以打印组织结构图,用电子邮件将其发送给其他用户,或者将其发布到 Web 上。

  HeadTrax 运行于装有 Internet Information Services(内置于 Windows 2000 Server 中的 Web 服务器)和 Microsoft SQL Server? 2000 的 Microsoft Windows 2000 Advanced Server,并集成了七种 Microsoft 产品和技术。

开发应用程序之前

  在开发象 HeadTrax 这样能为用户自动生成组织结构图的应用程序之前,请考虑以下各个方面:

导入文件格式

  组织结构图向导可以从以下文件中读取格式正确的数据:

  文本文件
  Excel 电子表格
  Microsoft Exchange Server 目录,通过 Microsoft 应用程序编程接口 (MAPI)
  由 Microsoft Access 或 SAP R/3 等 ODBC 兼容的应用程序创建的数据库

  如果数据源与 ODBC 兼容或基于 MAPI,则只要数据是按照 Visio 要求的规则进行了格式化,向导就能直接从数据源中读取数据。

  对于 ODBC 数据库,一般可以通过创建表或表视图并且将视图当作导入操作的参考,对组织结构图的数据进行格式化。但是,如果数据库不能以某种特定的格式创建表视图,或者数据源与 MAPI 或 ODBC 不兼容,那么,在通过向导将数据导入到 Visio 之前,您必须首先将数据从数据库中提取到格式正确的文件中。开发人员可能需要在应用程序中包含必要的步骤,以将数据从数据源提取到格式正确的文件中。

  注意:Visio 组织结构图要求包含数据的文件实际存在。开发人员不能创建包含要从引用的内存范围中导入数据的应用程序。

唯一识别每个记录

  组织结构图向导必须能够唯一识别数据源中的每个雇员。数据中必须存在一个唯一标识符字段,其中包含的值对于每个雇员是唯一的。这些唯一值还用在 Reports_To 字段中,以指定雇员之间的上下级关系。可以用以下方法之一来提供唯一标识符字段:

  如果 Name 字段中每个雇员的姓名都是唯一的,那么 Name 字段可以用作唯一标识符。例如,雇员 Ken Bergman 的 Reports_To 值为 Amy Jones。必须存在一个 Name 字段的值为 Amy Jones 的记录,以便在组织结构图上正确描绘 Ken Bergman 的上下级结构。

  由于一般情况下无法保证 Name 字段的值是唯一的,因此最灵活和最常用的结构是使用一个包含每个雇员唯一值的特定“唯一标识符”字段。您还必须将该字段内的值分配给 Reports_To 字段。使用这种结构,唯一标识符字段内的值是唯一的,而 Name 字段则不必唯一。但是,Reports_To 字段中的值必须与 /UNIQUEID_FIELD 中的值相互关联。

  注意:通常,导入数据过程中出现的问题是由于与唯一标识符和 Reports_To 字段相关的源数据不一致而造成的。例如,如果 Name 字段是唯一标识符字段,对于名为 Bob Hoffman 的雇员,如果其下属雇员的 Reports_To 字段值为 Robert Hoffman,则将无法创建正确的报告结构。值必须完全匹配。

创建 HR 和 ERP 数据库的唯一标识符

  很多 HR 数据库系统包含相互独立的雇员数据表和职务数据表,而且一般每个表均有其唯一主键(标识符)。例如,雇员数据的唯一主键可能是员工编号(如徽章上的号码),而职务数据的唯一标识符可能是职务编号(如印在雇员报告上的编号)。

  要创建组织结构图,您需要从雇员和职务两个表中获取详细信息,因为形状中显示的姓名、职务和其他个人信息是从员工表中检索的,而组织结构图的报告结构或层次结构一般是从职务表中获取的。但是,仅使用员工编号或职务编号之一不足以为组织结构图上的每个形状创建唯一的标识符,您需要结合使用这两个值。

  例如,某个开放职务可能已指定了职务编号,但没有员工编号,因为没有雇员与该职务相关联;在这种情况下,员工编号便不能用作唯一标识符。另一个实例是两个雇员共享同一职务的情况。职务编号不再是唯一的,因为有两个雇员与同一职务相关联。要在这些实例中创建唯一主键,请结合使用员工编号和职务编号。

确定是否创建自定义对话框

  考虑应用程序是否可以使用现有的“组织结构图向导”对话框,或者您是否应该创建自定义的对话框,以便在应用程序中进行某些操作。例如,应用程序是否要求用户输入更多(或更少)数据,或者是否需要比向导提供更多的功能?如果应用程序的要求超出了向导的能力,那么您需要创建自定义对话框。

  HeadTrax 应用程序包括自定义对话框,您可以使用这些对话框将雇员指定为组织结构图上的助理。然后,HeadTrax 将创建一个将导入向导的单独文本文件,其中包含 Master_Shape 字段中的附加信息。

确定要生成静态组织结构图还是动态组织结构图

  您希望应用程序创建静态组织结构图还是根据用户需要动态创建组织结构图?例如,如果您创建静态组织结构图,并需要将其发布到 Web 上,还可以计划运行脚本的时间以定期更新该图。另一方面,为用户动态创建组织结构图的应用程序提供了更大的灵活性,使用户可以针对特定报告结构自定义组织结构图。

设置图表大小的上限

  根据本文的性能注释部分,应考虑用户在生成组织结构图时可以包含的雇员人数或报告等级的上限值。对于雇员人数超过 1,000 的选择,向导处理速度开始变慢。请考虑在应用程序中包括一个程序,在创建组织结构图之前先计算选择中包含的雇员人数。可以为用户显示一个对话框,通知用户预计要花多长时间才能显示组织结构图,或者将选择限制在合理的报告等级数量上。

性能注释

  本部分的信息为指导性信息,因为还没有正式的 Visio 2002 组织结构图性能基准。应用程序的性能受许多变化因素的影响,例如硬件和软件配置、系统上同时运行的其他应用程序,以及以下因素:

  组织结构图的复杂性 通过导入源文件生成组织结构图需要很长时间才能完成。该任务除了受上述可变因素的影响外,还受要生成的组织结构图的总体复杂性的影响:组织结构图向导中指定的组织结构图页数,以及如何跨多个页面划分数据记录。

  图表的大小 向导导入文件并生成图表所需的处理时间受所创建绘图的大小的影响,相比之下,源文件大小的影响微乎其微。组织结构图向导仅保存创建图表所需的数据。导入源文件创建一个包含大约一千个形状和相关属性的图表,其处理速度应该还可以接受。如果图表中要包括大量数据(如几千个记录),应考虑用较小的逻辑组件(如部门代码、职务或其他有意义的数据)将图表分成几个绘图。

  您可以使用命令行 /UNIQUEID-FIELD 参数在数据源中指定一个字段作为每个记录的唯一标识符,从而提高性能。如果不指定 /UNIQUEID-FIELD 参数,Visio 将在数据源中搜索包含与 Reports_To 字段 (/MANAGER-FIELD) 的值相同的字段。

  例如,对于一个包含 10,000 个雇员记录的 Excel 电子表格,将生成 20 页,每页大约 500 个形状的组织结构图。在处理了前 1,000 到 2,000 个记录后,向导处理速度将变慢,创建该绘图可能需要几个小时,甚至整整一夜才能完成(取决于系统配置)。根据推荐配置指南,在低配置的系统上会出现内存不足的情况(虚拟内存错误),而使得 Visio 无法生成组织结构图。

系统要求

  Visio 2002 安装的平台应符合 Microsoft 发布的推荐系统指南。

推荐系统要求:

  Pentium III 级别的处理器,最小 128 MB 内存
  Windows 2000 Server 或 Professional 操作系统

最低系统要求:

  Pentium 200 MHz 或更高级别的处理器
  Windows 98、Windows NT 4.0 Service Pack (SP) 6、Internet Explorer (IE) 4.01 SP 1 或   Windows 2000 Server 或 Professional 操作系统

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