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Project2000专题知识(2)

发表于2004/10/16 19:11:00  1414人阅读

分类: 编码之外 资源共享

Project2000专题知识(2)

席相霖(出处不详)  2003年05月08日
 

Project 2000 如何帮您管理工作分配

  在项目管理中,按实际需要把人员和设备逐个地安排到任务上去工作,这个过程和安排的结果就称之为"工作分配"。工作分配看起来并不复杂,但是管理起来是件非常烦琐的工作。主要焦点在于,第一,工作分配是由任务、资源、数据项目和时间四维交叉类的数据组成的,怎样表示出来才能使您看起来更清楚明了是需要考虑的问题。第二,由于项目的动态性,资源分配中的超分配问题会因个别任务的进度提前或拖后而显现出来,如果不能及时发现和处理,会严重影响整个项目的完成。在Project 98以前的版本中都是把分配问题放在资源管理中,而Project 2000版把工作分配突出出来作为一个专题进行管理。

  Project 2000如何帮您管理工作分配的呢?它新设置了8种"工作分布"的类型,使您对资源的使用更加经济合理;采用按时间分段的方法处理分配数据,使您的信息更直接、更详细;为您设置"任务分配状态"视图,您可以按任务查看资源使用状况;为您设置了"资源使用状态"视图,您可以按资源查看它们承担任务的状况。

根据任务实际需要选择适当的资源工时分布模型

  在一个任务的生命期中,不一定总是需要同等数量的资源。有些任务可能需要先安排少量人做准备工作,待工作面铺开后,再安排较多的人。而另一些则可能相反。这种按实际需要在不同时间灵活地安排不同数量的资源工作的模型称之?quot;工时分布"。选择适当的工时分布模型可以充分利用资源,提高工作效率。

  Project 2000为您设置了8种工时分布模型,即常规分布、前轻后重、前重后轻、双峰分布、先峰分布、后峰分布、钟型分布、中央加重钟型分布。它把任务的整个周期划分为10个区间,根据每种分布的模型为每个时间区间安排相应的投入资源比例,既保证任务正常进展,又不造成浪费。

按时间分段数据使您看到的信息更直观、更详细

  关于资源工作安排的信息您可能需要知道得尽量地详细。Project 2000已经为您安排得相当细致。它按时间分段为您安排,默认的时间分段区间是1天为一个时间段。也就是说,无论是任务还是资源的安排信息,它都分解到每一天。

  它为您提供的信息内容是相当全面的。对于每个任务,它为您按天提供出如下的信息:

  原计划中安排的工时和成本,当前计划中安排的正常班工时、加班工时、固定成本、总成本,实际执行的工时、加班工时、成本,完成百分比,累计工时、成本,累计完成的百分比。它还向您提供关于任务评价分析的ACWP、BCWP、BCWS、CV、SV等。

  对于资源,它为您按天提供出:

  当天安排的资源的峰值数量、安排工作的资源占总资源的百分比,资源超量分配的量,以及原计划中安排的工时和成本,当前计划中安排的正常班工时、加班工时、总成本,实际执行的工时、加班工时、成本,完成百分比,累计工时、成本,累计完成的百分比。它还向您提供关于资源经济指标分析的ACWP、BCWP、BCWS、CV、SV等。
您可以根据需要选择一部分数据项显示在屏幕上。

"任务分配状态"视图可以按任务查看资源使用状况

  当您想了解在每个任务上有哪些资源在工作,它们的安排、工作量、费用等是如何分配的时侯,Project 2000已经为您准备好了"任务分配状态"视图。这个视图按任务列出在其中工作的每种资源的各种信息,并按任务进行汇总。对于摘要任务也将其下的所有任务的资源使用情况进行汇总。根据您的需要,您可以选择一部分信息进行显示。如果您只需要某个级别上的信息,或者那一类任务的信息,您只要通过筛选器功能把相应的任务筛选出来,相关的报表就自动地生成出来,不需要您自己进行统计。

"资源使用状态"视图可以按资源查看承担任务状况

  当您想了解每个资源都承担了哪些任务,它们在任务上的安排、工作量、费用等是如何分配的时侯,Project 2000已经为您准备好了"资源使用状态"视图。这个视图按资源列出它们承担的任务上工作的各种信息,并按资源进行汇总。根据您的需要,您可以选择一部分信息进行显示。如果您只需要某几个资源的信息,您只要通过筛选器功能把相应的资源筛选出来,相关的报表就自动地生成出来,不需要您自己进行统计。

  Project 2000为您准备好了关于资源分配的报告。"谁在做什么报告"按资源把他们承担的任务的投入资源量、工时、起止时间逐一列出。"谁什么时间做什么报告"则把每个资源按天在各个任务上的工时分配都列出来,并可以按行和列进行求和统计。

Project 2000 如何帮您管理工作任务

  项目是由一系列具有依赖关系的工作任务(或者称之为活动)组织起来的。完成这些工作任务,整个项目也就完成了。管理好任务是Project 2000的最重要功能之一。它是怎样帮助您管理任务的呢?他为您提供全方位的任务信息,为您把任务按层次结构组织起来,为您编制描述依赖关系的网络图,为您绘出表和图兼备的横道图,为您准备好详尽报表,您需要的任务信息几乎都能从中获取得到。

提供全方位任务信息

  为了有成效地控制项目进展,您需要随时了解每个任务的诸多方面的信息,包括时间、工期、资源、工时、成本等等。按传统的做法,每次需要这些信息时由办公室工作人员去搜集、汇总、计算,再报给您,这样做不仅要花费很多时间,而且也难于做到准确和及时。Project 2000则能自动地、随时地、全面地为您提供任务信息。Project 2000为每个工作任务设置了多达241个数据域,也就是说,对于每一个工作任务它可以提供240多个数据,这里让我们列举一些主要的信息内容。

  时间、工期方面的信息 对于每个任务,Project 2000都能够为您提供在原计划中任务开始时间、结束时间、工期;由于各种因素限制,任务最早可能的开始和结束日期;为保证项目按期完成,最晚必须开始和结束日期;根据项目实际运作的情况,最新调整后的开始时间、结束时间、工期;实际的开始时间、结束时间、工期,并且显示出当前计划或实际的计划日期和原始计划比较的差异值,从而知道任务是按计划进行的,还是提前或拖后了多少天。

  资源、工时、成本方面信息 对于每个任务,Project 2000都能够为您提供哪些工郑ㄈ嗽保⒛男┥璞冈谄渖瞎ぷ鳎灰约八峭度氲氖俊才诺恼0喙な焙图影喙な备魑嗌伲幻恐肿试创邮裁词焙蚩荚谌挝裆瞎ぷ鳎裁词焙蚪崾ぷ鳎煌瓿烧飧鋈挝瘢枰Ц蹲试炊嗌偾牧戏讯嗌偾芗瞥杀径嗌偾还ぷ鹘沟较衷冢导室丫瓿闪硕嗌俟て冢嗌俟な保故S喽嗌俟な贝瓿桑辉诔杀痉矫妫鼻凹苹蚴导手葱械募苹驮技苹冉鲜浅鲈に慊故堑陀谠に悖咛迨治嗌伲煌瓿墒S嗟墓ぷ魅挝窕剐枰嗌俟な薄⒎延谩?

  任务依赖关系和特征方面信息 任务进入开始实施阶段的控制条件是哪些紧前任务,它们在时间上与该任务是什么样搭接关系。任务是否为关键任务,分配到该任务上工作的资源是否已经接受了工作安排,它们是否有超负荷工作量问题存在。

  这里列出的仅仅是Project 2000能够向您提供的任务信息中的一小部分,但已经为您正确地指导项目提供了充足的依据。如果您请办公室的工作人员搜集整理,至少要花一、两天时间,但从Project 2000中获取,只是手指点鼠标之劳。更可贵的是,Project 2000提供的这些信息并不要求您事先一一输入给系统,它只要求输入非常少的数据,约5%--10%,而90%以上的信息都是系统自动计算和生成的,而且总是最新的、可靠的。

按层次组织任务让您的项目结构清晰

  对于一个大型工程项目而言,如果把项目中包含的所有任务,不论大小、主次,都放在一个等级上进行管理,显然不是一种明智的作法。Project 2000提供了能够从大到小的层次把任务组织为摘要任务和一般任务的功能(工作分解结构WBS),而且操作极为简单,两个在同一级别上的任务只要用鼠标通?quot;降级"工具按钮就能把一个任务缩进,使它们二者的关系从"兄弟"变为"父子"关系,也就是说,前一个任务变成为后一个任务的摘要任务。摘要任务汇总它隶属的所有的子任务的信息,经过这种安排以后,我们可以非常清楚地看到整个项目的结构和隶属关系。以下是一个公寓建筑项目的层次结构关系的简化例子:

  这个表表达了项目的隶属结构关系。项目为"冀东油田公寓",它由"主楼"和"裙房"两个摘要任务组成。其中"主楼"由"搭脚手架"和"抹灰"等摘要任务组成。"搭脚手架"任务又由"一层外脚手架"和"二层外脚手架"任务组成,等等。
Project 2000这样组织项目任务有两个优点,第一,项目的组织结构清楚,使所有的参与者都能达到共识。Project 2000可以非常容易地将任一个摘要任务下的子任务"隐藏"起来,或"展开"出来。第二,Project 2000可以按任务的层次自动汇总它所隶属的子任务的信息,自动形成报表。

网络图使关键任务突出,依赖关系明了

  网络图,或称为统筹图,是描述任务间依赖关系的直观方式,Project 2000不再麻烦那些计划人员手工画网络图,而由它自动生成。这不仅大大减少了人的繁重的劳动,更重要的是使项目计划的修改、增删非常方便容易。

  Project 2000按单代号网络图的形式为您布局,把任务的紧前任务和紧后任务清楚地展现在您面前。不仅如此,在每个结点上您可以从它设置的200多数据项中任意选择最多16种进行标注,因此,您可以通过选择不同的信息类别生成各种类型的网络图,如计划时间网络图、跟踪网络图、成本网络图等等。它自动为您计算最早时间、最晚时间、关键路径、时差,并以醒目的颜色和图案标识出来,您一眼就能看出来完成项目的焦点在什么地方。它为您标出哪些任务已经完成,哪些任务正在进行中,哪那些任务还未开始,它们将于什么时间开始。它在图上告诉您哪些任务上分配的资源有超负荷分配问题需要调整,哪些任务的成本超出了预算。

  鉴于我国的习惯于双代号网络图,中国科学院计算所、北京中科项目管理研究所为Project 2000配上了"双代号绘图系统AonAPlot",它可直接嵌入在Project 2000中,自动为您布局,您可以随意调整,满意后按双代号方式在各种打印机、绘图机上输出。

表和图结合的横道图利于从时间上分析任务

  重点从时间的角度描述任务的横道图在Project 2000中功能大大地扩展,为您管理好项目提供了许多方便。

  Project 2000的横道图是和数据表格结合到一起的,它把您经常需要查看的任务数据按类别预先设置在几个表中,如基本项表,当前计划表,基线计划表,成本表,跟踪表,挣得值表等,当您选中其中的某个表时,Project 2000就在左边为您按表形式显示数据,右边则显示横条图。如果现有的表都不能满足,您可以自己先把需要的数据项定义一个表格,按相同的办法生成横道图。既有准确的数据,又有直观的横条图,两相呼应。

  为使您在一个点上看到多个需要的信息,您可以选择5种数据直接显示在横条图的四周以及条内。

  在您想把当前计划、实际计划和最初的计划做比较时,Project 2000会把这三个横条图给您同时显示出来,您一看就知道已经完成到什么程度,是按时、提前还是拖后了。

  在您为员工讲解或向上级领导汇报这个项目时,只需您按一下鼠标键,Project 2000就会把整个项目细节都藏起来,只剩一个项目标题。然后,再随着您的思路,从粗到细一级一级地展开,使您的报告条理清晰,倍受赞赏。当然,您随时可以把一个摘要任务隐藏或展开。

  在横道图上您还可以把来自其他文件的图、文字说明或图片,甚至声音文件汇集成一体,使您的图更具有吸引力。

月历图使您能早知道任意一天内将进行的任务

  如果您想知道项目生命期内某一天(任意一天)有哪几个任务在进行,靠您的工作人员到现场或到档案里去翻很难使您如愿,但是Project 2000会在几秒内给您准确的回答。

  Project 2000为照顾到您经常使用挂历记录事件的习惯,设置了日历视图,它按月为单位展现在您面前,任务条也呈现在日历图上。所以,当您把目光集中在日历的某一天时,您看到横穿那一天的任务横道条,就知道那一天哪些任务在进行中。当那一天中开展的任务太多,以致于画不下时,您也不必担心会遗漏几个任务,因为只要您用双击鼠标,它就把当天开展的任务名称,以及开始时间、结束时间的清单全部显示在屏幕上。

  Project 2000的日历视图还可以让您知道项目生命期中的某一天是当年的第多少天,项目已经进行了多少天,距离项目结束还有多少天。

给您准备丰富多彩的任务报告

  定期统计报告是项目管理的内容之一。在您使用Project 2000做项目管理的过程中,它每时每刻都在为您准备各种报告。

  系统会按您的意图选择合适的周期(天、周、月、季、年)进行归总输出。

  您可以选择安排不同信息列的表格按您的需要输出信息。

  现在,让我们列举几种任务报告。

  关键任务报告 把项目中关键路径上的任务全部汇集到报告中,当您要优化项目、压缩工期时需要这个报告。

  已经完成任务报告 当您想把已经完成的任务作成报告时,选择这个报告。它会把已经全部完成了的任务给您汇总到一起。

  正在进行的任务报告 如果您想查看当前正在进行的任务情况,您可以选择这个报告。它把已经开始进行,但并未最后完成的任务汇集到一起,告诉您它们是什么时候开工的,已经完成的百分数,应当什么时候结束,正在使用哪些资源等。

  马上开始的任务报告 您想为近来要开始的任务做些准备工作,可以选择这个报告,它把您给定的日期范围内开始的任务列给您。

  超出预算的任务报告 当您需要压缩成本时,这些任务将成为您关注的对象。它告诉您原计划的成本,当前的成本,超出了多少。

  您从Project 2000中还能直接输出如下报告:未开始任务报告,应当开始于某时间的任务报告,未能按时开始的任务报告,最高层任务报告,使用某种资源的任务报告,本周进行的任务报告,本月任务报告,本季度任务报告,本年度任务报告,任务基本信息报告等。

任务拆分功能使您管理项目更灵活

  或是由于天气变化,或是由于资源紧张,您的一个任务不能一口气地干下来,需要把它拆成几段来干,这是经常会遇到的问题。在一般的软件中处理这类问题并非一件易事。使用Project 2000任务拆分功能,您只要用鼠标一击,任务就自动地被拆开,您可以把其中一段拖动到适当的日期去干,或者再拆。Project 2000会为您记录每个段的开始时间、停止时间,按您拆分的时间安排资源工作。

  Project 2000在任务的管理上可谓耗费苦心,提供了许多切合实际的功能。

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