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Project2000专题知识(3)

发表于2004/10/16 19:12:00  1019人阅读

分类: 资源共享 编码之外

Project2000专题知识(3)

席相霖(出处不详)  2003年05月08日
 

Project 2000 何帮您管理项目

  网络计划技术是现代管理科学中比较盛行的一种科学管理方法。它以缩短工期、提高效率、节约劳力、降低消耗为目标。采用这种技术,不仅在计划制定期间求得工期、资源、成本的优化,更重要的是在计划的执行过程中,通过信息反馈,进行有效的监督、控制和调整,能够保证项目预定目标的实现。

  Project 2000是一个功能强、管理细腻、操作方便的优秀项目管理网络计划软件。它为您提供了一套完整的项目描述和计算的方法及模型,通过这个软件生成的图、表或文件,使所有参加项目工作的人员对于项目的理解达到共识,从而能够协调一致地工作,出色地完成项目。

  这个软件的理论基础是国际上公认的关键路径法(CPM)和计划评审技术(PERT)。它采用的网络模型为肯定型网络。它是如何帮助您管好项目的呢?让我们从以下几个方面探讨。

帮您快速地建立项目计划

  为建设一个20层高的一栋大楼编制计划,按常规的方法,您要完成一份正确的网络计划图,至少要一个星期的时间进行设计、参数计算、校对、成图。如果需要在原方案上做些修改,您就不得不重新再算一遍,时间成倍地增长,简直无法适应当前飞速发展的形势。Project 2000则把您最费时、费力的工作都承担起来,使您能轻松愉快地完成项目计划的制定工作。Project 2000只需要您提供基本的数据,如:项目任务的名称、持续时间、在任务上工作的人员和设备的工作量,以及项目任务之间的关系就足够了,其它的工作它都会自动地为您完成。像前面所说的大楼,一个项目经理,只需要2个小时就可以做完这个项目计划,如果您要修改、增删、优化,您只需把修改的地方输入给Project 2000,它会按您新的意图自动重新计算,在几秒内就给您出结果。以前,您需要自己计算出关键路径,计算每个任务的时差,在Project 2000中您就不必操这个心,他会自动计算出关键路径,自动计算出每个任务和整个项目的开工、完工日期,告诉您项目能否能如期竣工,告诉您资源分配是否合理,这样的高效的助手哪里可寻呢?

按任务生命期阶段帮您管好项目中的工作任务

  项目是由一个一个的活动、工作、任务组成的。当这些活动、工作、任务一一最终完成后,项目也就完成。Project 2000把为完成项目所安排的这些活动抽象为"任务",根据具体项目内容,也称为"工序","事件"等等。一个项目就是由众多具有特定依赖关系的任务组织起来的。管好任务是Project 2000的重要内容之一。

  一个项目经理经常关心的是项目任务已经完成了多少?原计划是怎样的?还有多少工作量需要完成?按当前的进度能否完成预定目标?经理的这些思路,Project 2000都编在软件之中。Project 2000把一个任务划分为以下四个阶段进行管理,即:比较基准计划(原始计划)、当前计划、实际计划和待执行计划(剩余计划或未完成计划〕。它为每个阶段的计划都设置了数据域,用户随时都可以查看。这几个计划所代表的内容和它们的关系是怎样的呢?

  比较基准计划(原始计划) 这里的计划数据记录了最初制定项目计划时项目的状态情况。由于项目一旦开始运作执行,项目计划总是处于动态变化中,如何评价实际实施的计划的好坏?与最初安排的计划相比,是按计划、超前还是落后了?为了给项目经理随时进行比较提供素材,Project 2000把最初编制的计划作为"比较基准"存储起来,这个计划数据在项目调整过程中始终保持不变,无论何时,当需要原始计划数据时您都可以从这个计划数据域中得到。
当前计划 项目启动以后,由于主观或客观的原因,有些任务提前,有些任务拖后,计划总是处在变化中,完全按原始计划执行的几乎没有,这才真正反映项目实际。为此,Project 2000设置了"当前计划"域,并把它作为整个计划的重点向用户提供极为详细的数据。例如:开始时间、完成时间、工期、总时差、自由时差、工作量、费用等。由于当前计划是根据实际已经发生的计划和任务间的制约关系而计算出来的,因此,它对于项目计划的管理和预测都具有现实意义和指导意义。

  实际计划 实际计划是指那些已经开始实施但未完成,或已经全部完成的任务计划。已经实际执行的计划在项目管理中的重要性有两点,即它是计算项目产值的依据,也是规划和预测当前和未来计划的基本信息。Project 2000设置"实际计划"数据域,让用户把已经完成的工作和未完成的工作区分得一清二楚。一旦一个任务的实际计划生效,Project 2000会按实际计划自动修正当前计划,并且据此计算和预测整个项目计划。

  待执行计划 对于经理而言,不仅要考虑一个任务已经完成了多少,还必须知道还有多少剩余的工作量需要完成,这就是Project 2000为经理们设置的"剩余计划",或"待执行计划"。如果一个任务已经开始但还没有做完,系统会根据完成情况自动计算剩余工作量,并重新测算需要的工期和成本。

  由于Project 2000按经理们的思路设置了相应的计划数据,使得项目动态跟踪就变得非常容易,也显示了这个软件的巨大生命力。用户把采集到的项目任务完成和变动情况输入到Project 2000后,系统就按项目实际发生的数据进行整个项目计划的计算,确定新的关键路径,预测整个项目前景。您能在同一张表上或横道图上查看到一个任务"比较基准计划"、"已经完成的计划"、和 "待执行的计划"的各种数据,依据这些充分的数据进行精心安排调配,定会按期完成项目。

重视分配,管好人员设备和资金资源

  人员、台班设备和资金是项目经理关心的另一个重要议题。您每时每刻都在考虑着在项目的每个阶段需要多少技工、小工?需要多少运输设备?需要多少资金?Project 2000也为您考虑到这些问题。它把在完成项目任务活动中投入的人员、机械台班设备和材料、资金等抽象化为"资源"。"资源管理"是Project 2000的第二项重要内容。它能帮助您管理好如下的事项:

帮您建立起来资源库,让您使用起来非常顺手。

  自动检查资源在分配过程中是否有"冲突"发生。由于您在为任务分配资源时是按照实际需要分配的,并没有把注意力放在是否在某段时间内会超出资源实际拥有量,因此,冲突经常发生,Project 2000根据每个任务的资源使用情况计算整个项目的资源需求曲线,自动指出"超负荷分配"发生在那些任务上,帮助您分析调整。Project 2000能够帮助您自动进行资源平衡。

  Project 2000自动为您排出每个资源承担的任务上的日程、工作量和成本表。对于时刻处在变化之中的项目计划来说,由人工来统计资源在整个项目中的安排日程是一件非常烦琐的事情,但Project 2000却能提供完善的清单。Project 2000提供的"资源使用状态"视图,逐个资源列出他们承担的任务、在每个任务上工作的日期、人数、工作量、费用、累计工作量和累计费用等等。

  您经常需要从项目评价的角度看看项目运作的情况,"挣得值法"是国际上通用的评价方法。Project 2000早已为项目、为任务、为资源计算投入/产出分析指标作好了准备,它为您计算:

  BCWS 工作计划执行的预算成本
  BCWP 工作已经执行的预算成本
  ACWP 工作已经执行的实际成本
  SV 进度差异--工作已经执行预算成本和工作计划执行预算成本差异
  CV 成本差异--工作已经执行的预算成本和实际成本差异
  BAC 竣工时的预算成本
  FAC 竣工时的预测成本

  您只要用鼠标键选择相应的表格,就能看到这些指标的真实数据,对于每个运作情况做出科学的评估分析,不需要自己再做任何计算。

从多角度描述项目-丰富的图表

  为了管理好项目,您需要反映项目情况的各种图形,需要得到各种数据,需要各种报告,以便向领导或董事会汇报。这些事已经不再需要您亲自动手去画、去写,Project 2000不仅为您制定了计划,也为您提供了能反映项目全部状态的丰富的图形和文字报告。您需要什么数据它就能为您提供出来。

  网络图 网络图是以描述任务关系为重点的信息,Project 2000本身提供了单代号网络图,这是与国际上接轨的。如果您习惯使用双代号网络图,中国科学院计算所、北京中科项目管理研究所为您开发了双代号网络图处理系统AonAPlot。在Project 2000的网络图上您可以选择任意5种任务信息进行显示。通过选择不同类别的信息,您可以建立基本信息网络图、基线网络图、跟踪网络图、费用网络图等等。

  横道图 横道图是以表述任务时间关系为重点的信息。Project 2000把横条图和表结合在一起,使得您既能以图形方式形象地查看任务信息,又能看到具体的数据,便于理解项目。横道图上可以显示出工序的关系线。由于此特性的存在,在查看横道图时,不仅能看出每个任务的开工、完工时间,而且能够知道任务的紧前和紧后工序,就像在网络图上工作一样。 可以把工序信息直接显示在横道条的四周。减少了需要经常把横道条和任务名称一一对应的麻烦,使您把注意力集中在分析重要信息上。横道条上可以把每个任务的基线计划、当前计划、实际计划、完成百分比、时差同时显示出来,便于进行综合分析。

  资源图 资源图是以反映资源使用状况为重点的信息。Project 2000为资源分析和跟踪提供了8种图形,包括了资源方方面面的信息,它既可以显示单个资源的信息图,也可以显示全部资源的信息图。包括:

  资源需求曲线图 资源在各个时间区段需求数量
  资源工作量图 资源在各个时间区段的工作量数
  资源累计工作量图 到某个特定日期为止,资源的累计工作量数
  超分配工作量图 超出现有的资源强度的工作量数
  资源已经分配的百分数图 资源的使用效率
  资源当前可用工作量 为进行新的资源分配提供可供再分配的资源工时情况
  成本图 各个时间区段的动态成本,费用在项目生命周期内分布情况
  累计费用图 到某个特定日期为止,累计费用数
  筛选技术使您迅速得到需要的信息

  为您管理好项目,Project 2000准备了浩瀚的信息。这看起来是一件大好事。但是怎样从众多的信息海中把当前实际需要的信息抽取出来,确是一个现实的问题。Project 2000为您设置了"筛选器",使用它,您可以随心所欲地把需要的信息过滤出来。Project 2000为您内置了多种筛选器,它帮助您建立各种文字报告,报告内容覆盖面广,您可以直接使用。它也为您提供了手段,您可以自己根据需要建立新的任务和资源的各种报告。系统内置的报告有:

项目摘要报告 项目汇总报告

  任务报告 未开始任务报告,正在进行的任务报告,已经完成任务报告,推迟开始的任务报告,马上开始的任务报告,进度拖后的任务报告,最高层任务报告,关键任务报告,使用某种资源的任务报告,超出预算的任务报告,本周进行的任务报告,本月任务报告,本季度任务报告,本年度任务报告,任务基本信息报告。

  资源报告 预算报告,超强度分配资源报告,超出预算资源报告,资源工作安排报告,工作量报告,周(月,季,年〕现金流报告,挣得值报告,资源基本信息报告。

  当您需要其中的任一报告时,只要您做一个选择,它就把报告给您打印出来。

  Project 2000为您提供项目各个方面信息,使您的管理更高效有序。

 
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