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个人知识管理(PKM)实施 (转)

发表于2004/7/17 0:35:00  923人阅读

个人知识管理(PKM)实施
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10-27-2003 13:55:02 KMCenter 田志刚 点击:1366

【编者按】 个人知识管理是每个知识工作者打造自己的核心竞争力和提高自己的有效手段,对自己的知识进行有效管理有利于自己在职场游刃有余从而最终提高自己。
  
    大概我们都会有这样的经历:为了寻找一个地址、电话号码或电子信箱而翻箱倒柜,花费许多时间寻找或打电话询问,而最终却发现这个东西就在你的电脑桌面;大概你和我一样也经历过:昨天刚看过的一份关键资料,今天起草报告时要用到,自己却那里也找不到,最终造成报告无从下笔,结果是工作完不成领导怪罪而自己也感觉工作干得不爽。

    这些问题是为什么呢?作为一名知识工作者,我们现在的工具很多:电话、固定电脑、笔记本电脑、手机、PDA还有许多其它五花八门的玩艺,都声称在帮助我们工作的更好更有效率,企业的OA、ERP、CRM都说可以让我们工作的更轻松更方便,而为什么我们的感觉却是我们再干许多没有效率的工作呢?是那里出了问题呢?IDC的研究报告显示,知识工作者做的90%的所谓“创新工作”是重复工作,因为这些知识已经存在(存在于组织内部或组织外部)。事实上是,知识工作者都有这样一个感受:大部分东西重新起草比去寻找这个已存在的东西还省力气。另一份研究报告显示:知识工作者1/3的时间用在了寻找某些他们永远没有找到的信息上。

    我们认为:造成个人工作中效率低下的原因是因为没有对个人的知识进行有效的管理。当今时代,信息的数量十分庞大,我们工作中需要的知识也很广泛,作为知识工作者,大部分工作是要去做那些创新性的工作而不可能去日复一日的重复某项活动或操作,因此我们每个人工作都会用到各种知识,对知识的数量和质量要求很高,而我们对这些众多的知识无法进行管理,最后造成工作的低效率。知识管理是个人的事情,也是各种组织的事情。但并非我们每个人都能决定组织的知识管理实施,即便组织实施知识管理,最终成功与否还是在于每个个人的参与程度和个人的知识管理水平。进一步说,个人知识管理是每个知识工作者打造自己的核心竞争力和提高自己的有效手段,对自己的知识进行有效管理有利于自己在职场游刃有余从而最终提高自己。

    个人知识管理(PKM)有各种版本的定义,但其实质却在于帮助个人提升工作效率,整合自己的信息资源,提高个人的竞争力。通过个人知识管理,让个人拥有的各种资料、随手可得的信息变成更多价值的知识,从而最终利于自己的工作、生活。其实,在每个人的工作、学习生活中都已经有了知识管理的影子,但这时候的个人知识管理(PKM)还处于蒙昧状态,我们如果能在日常的工作中更加有意识的对个人知识进行管理,那么PKM是一件很简单的事情。本文个人知识管理(PKM)实施基于以下两个原则:

    原则一、简单而有效。期望个人能够根据我们描述的个人知识管理实施方法可以独自实施对自己的知识进行管理,这种管理的效果让自己可以感觉到。

    原则二、经济原则。个人知识管理的实施不需要你额外去投资什么(不需要你去花很多money),以利用每个普通人能得到的工具为主。

    个人知识管理也遵循知识管理的中的普遍规律,但它又有自己的特点:例如个人知识管理(PKM)中不涉及组织知识管理(OKM)的重要一环——“组织知识的共享”,因为知识的获取、存储、利用都是个人。个人知识管理(PKM)由于没有组织的约束可能实施中更容易半途而废,不能有效进行,且个人知识管理的效果较难以测量。以下本文就个人知识管理(PKM)的获取(学习)、知识存贮管理、知识利用进行论述。

    建造自己的学习网——PKM的知识学习

    只有拥有很多知识的情况下,个人的知识管理才有意义,因此知识管理的第一步是知识的学习(也叫知识的获取)。其实在日常生活工作中大家都有自己的知识学习方法和系统:例如每个人都有一个人际圈子,通过这个圈子个人可以获得在书本上和其他渠道获得不到的知识。我们认为个人知识学习可以粗略的分为以下几个途径:

    学习与培训:没有参加工作的学生学习是其主要任务,公司组织的企业内部培训也是一种学习,这种学习的效果对一个人的发展与未来很有价值,因此大家应该珍惜这种机会。除了这种正规的学习机会外,在这个知识经济时代,每个人都应该不断的学习来充实和提高自己,从而增强自己的竞争力。在这种学习中, 个人主要学到的是各种显性的知识(理论),至于学习方法,很容易找到众多的论述,在此不再赘言!

    人际网络:每个人的人际网络都是个人学习知识的一个重要途径。不论现在的媒体如何发达,也不管“知识管理”的专家如何言必称eLearning,这一切都无法替代你在人际交往中的学习,而且人际交往中可以学到很多书本上、学习软件中学不到的知识--隐性知识,如果你的人际圈子越广,交往的人员的素质越好,可能你学到的知识越多,人际网络的获得和维持都不容易,但建立后,往往是你可以获得最直接最深入知识的重要来源。因此我们的建议是:扩大你的交往圈子,与“柏拉图”为友,多于朋友交往,多沟通、讨论,提高自己。

    你人际交往的圈子越来越大,对这些人的联系方式的管理也就成为一件很重要的事情。其实我们好多人想联系某个人时却找不到联系方式的原因也很简单,因为我们没有把这些东西当成一件事情认真的处理,其实只要你下一点工夫,这些联系方式的管理不是很难的事情。充分利用你手头的工具,Outlook就是一个很有用的工具,其功能很强大而我们日常工作中对其功能却用得很少,好好学习一下Outlook的应用对你的工作和生活一定会有帮助。还要充分利用你的手机、PDA等工具。还有一个重要的方法是充分利用公司已有的信息系统,例如OA、CRM等。记住这些资料要请更新和备份!

    我的媒体:无论你做那一行,都会有相关的媒体,你应该注重在这些媒体中学习。例如你做销售,那么你应该关注销售方面的媒体,而你做的是快速消费品的销售,你同时就应该关注快速消费品领域和销售方面的媒体有什么新的动向、新的方法,并通过媒体学习这些东西。你应该结合自己的工作建立自己的“我的媒体”,长期关注,从而可以用从媒体的来的信息分析你的工作,必将对自己的知识结构和进步有作用。当然目前的媒体良莠不齐,你必须拥有自己的判断力去鉴别,本网站将在以后根据不同行业的媒体进行推荐。

    互联网:互联网是人类最伟大的发明之一,同时也是人们进行学习的一件重要工具,能充分利用互联网的强大功能进行学习是现代人的一个重要标志。互联网上的知识多如牛毛,如果想利用互联网进行学习,你必须善用搜索引擎工具。你大概会说搜索引擎我还不会用吗,我每天都用Google!但我还是劝你拿出点时间来好好学习搜索引擎的功能,因为Google 的使用也有很多技巧,为什么你想搜索的内容与你实际搜索的内容有那么多差距,为什么有的人可以搜到的信息你却找不到,为什么找同样的东西你比别人用的时间要长?充分利用你IE的收藏夹,做好分类(这很重要,分类的具体操作以后的文章会专门论述),并定期备份你的收藏夹。“什么?不知道怎么备份IE收藏夹”,那不好意思,去微软的网站上看看吧!

    建立自己的知识系统架构

    资料你搜集了很多,知识也学习了很多,但这些资料和知识怎么进行有效的管理呢?搜集资料只是知识管理的第一步,而怎样对这些资料和知识进行管理才是最重要的,没有对知识和资料的有效管理,就不可能有个人工作效率的提高。因此个人知识管理的第二步就是建立自己的知识系统架构,什么是知识系统架构,简单说就是你储藏知识的架构,有系统的知识架构,将有助于你将收集到的资料有系统的储存与未来快速的撷取,缺乏系统化的分类架构,将造成日后撷取与整合资料与创造知识的大量时间浪费,达不到通过知识管理提高个人工作效率的目的。

    要建立的自己的知识系统架构,你首先要明白你有哪些资料和知识需要管理。从个人的角度讲,需要管理的知识资源无外乎以下的内容:

 

人际交往资源(如联系人的通讯录、每个人的特点与特长等)

通讯管理(书信、电子信件、传真等)

个人时间管理工具(事务提醒、待办事宜、个人备忘录)

网络资源管理(网站管理与连接)

文件档案管理


    要管理以上的知识资源,在个人也不可能去花很多钱投资在这上面的约束下,有什么好的办法呢?我们的建议仍然是善用个人手上已有的资源。在这里给你推荐两个工具,第一个就是微软赫赫有名的MS Outlook 2002(并非Outlook Express)。通过MS Outlook 2002,可以实现个人的人际交往资源管理、个人通讯管理、个人的时间管理等功能。根据20/80原则,我们大部分人都没有利用到MS Outlook 2002的强大功能,花点时间去学习一下MS Outlook 的应用,你会发现其实你们单位各种乱七八糟的信息系统中的好多功能MS Outlook 2002种都已经有了而且比你们的系统要好用。对中小企业而言,MS Outlook 甚至可以作为替代OA、CRM等软件的一个折衷办法。

    剩下的最重要的问题就是个人文件档案的管理,不论你是从事业务工作还是管理工作,每个人的工作中都会有许多的文件需要管理,这种文件包括各种形式:文本、视频、音频、程序等,对这些东西该如何管理呢?计算机的利用当然对这些文件的管理有重要的作用,但即便我们的东西都存在了硬盘里面,还是有许多不方便。例如我想找我以前起草过的一个方案,因为我想要做一个同样的方案需要参考以前的,假如以前的方案是一年前起草的,你还能很快的找到吗?这种有明确需求的东西可能还好办,而我们大部分时候是我们只记得以前见过这么一个资料,该去哪里找?企业的信息系统不是为个人设计的,虽然能在工作中给你一定的帮助,但当涉及到你个性化的需求时大部分时候这些系统就显得无能为力了。借鉴组织知识管理的理论和方法,个人可以建立自己的知识库。但个人的知识库不可能象企业的知识库那么复杂,只需要适合自己的个人需求就行。既然要建立自己的知识库,那么首先要考虑的就是你个人知识的分类。分类学是一门学问,当然不需要每个个人都去研究分类学的知识,但你应该静下心来好好检查一下自己到底需要哪些知识。例如小刘是一名刚刚毕业不久参加工作的大学生,职务是程序员,那么它关注的东西是什么呢?首先它要关注于他的编程技术的提高(编程技术里面又要分好多类,包括语言、软件工程、文档写作等),其次它要加强对自己企业所处的行业的了解,小王将来希望能成为一名优秀的项目经理,因此他需要对项目管理的知识进行管理。小王一直在自学德语,因此需要将德语知识学习的内容进行管理。根据小王的特点,可以将其知识管理的首层目录分为:技术、行业、项目管理、德语。然后每个下面又可以再分。例子中知识库只是一个大致的分类,每个人的情况各不相同,因此你的个人知识库的分类也会各不相同。每个人的知识库分类都不可能一步到位,在实践中才可能摸索出自己知识库的最佳分类方法,因此第一步就是:Just Do It!

    个人知识库听起来不错,但该如何建立呢?你总不能让我用一个大本子去记我得知识吧!这个时候信息技术(IT)的作用就凸现出来了,用IT技术可以帮助个人的知识管理,也可以帮助个人建立自己的知识库。但个人不可能去找人给你做一个个人知识库的平台,这样即不经济又不大可能。幸好我们可以有免费的方案,互联网上许多可以下载的内容管理系统可以完成大部分个人知识库的功能。知识管理中心(KMCenter)也有免费的软件可以用。

    MS Outlook+免费的个人知识库软件可以搭起你的知识系统架构,但只有舞台没人表演还是不行,因此你必须树立个人知识管理的概念,重视知识管理的工作(这是因为知识管理开始的时候会有许多琐碎的工作要做,如果没有讲个人知识管理进行到底的决心,个人的知识管理就很容易半途而废!),才能保证知识管理对个人的工作和生活产生效力。

    知识的利用

    “百无一用是书生”,在古代,书生应该属于社会中的知识分子,但为什么这些古代的“知识分子”却是百无一用呢?除了历史的原因,古代的知识分子学习的知识很少能在生产或生活中应用外,最重要的原因是这些人为知识而知识,对学习知识的目的没有正确的认识。作为一名现代人,我们必须明确,我们所有的知识只有一个唯一的目的:使用它,利用知识创造效益,利用知识帮助我们的生活更美好。

    对知识的掌握可以分为三个阶段:

    第一阶段:我知道,就是我了解这个知识的内容。一个机械专业的本科大学生可以说他对机械设计和制造的知识有所了解,因为教科书上和实习让他对机械设计和制造有了掌握。这个阶段一般掌握的都是理论知识(显性知识)。

    第二阶段:我会用,能将者中知识运用于生产中。从第一个层次到第二个层次是一个飞跃。一个机械专业的大学生经过在车间实习一段时间,就可以按照书上教的方法做些简单的设计工作。在这个阶段会积累一些经验和教训(隐性知识)。

    第三阶段:对知识我不仅会用,而且可以根据不同的情况灵活运用,将知识的运用做到游刃有余。在这个阶段知识已经成为个人的一部分,个人关于某个专题的隐性知识甚至比显性知识还要多,只有到了这个阶段才能说对知识彻底掌握了。

    学习到理论知识后,下面的最重要的工作就是知识的利用和在知识的利用中创造新的知识,这种能力才是企业和个人的核心竞争力之所在,而这也正是知识管理中最困难的部分。在知识的利用上,一些传统的方法可能对个人知识管理有所帮助,譬如归纳和演绎。想要利用已有的知识,既可以在个人占有的大量知识基础上进行归纳,找出事物间的规律,然后应用于实践从而对这种归纳结果进行检验,然后再从实践中修正归纳出的知识;也可以对原有知识进行演绎,帮助新的实践。

    知识管理中知识的利用方法现在还处于探索阶段,因为它涉及不同个体的知识背景、生活环境、价值观等因素比较复杂。但在实践中不同个人可以总结自己有效的方法,并多于交流,促进自己拥有知识的充分利用,只有这样才能真正提高自己。

    结语

    在这个时代,个人知识管理(PKM)对每个个体的重要性不言而喻,因此个人知识管理(PKM)应该是我们大家的一个共识。本文探讨了个人知识管理(PKM)的简单过程,并且提出了一些简单有效的方法,期望能对您实施自己的知识管理有所帮助!

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