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灵活运用政务信息系统

发表于2004/10/29 11:07:00  1353人阅读

小A刚到北京,一打开邮箱就看到了领导对自己昨天提交的紧急报告的批示,现在去谈业务就更加胸有成竹了
……
现在有不少单位的业务骨干,经常在外奔波,有些文件或合同需要在当地进行协商及时签署,遇到敏感问题则需要请示领导,过去总是要打电话解释很长时间,既费时间又费精力;现在有了网络办公系统,可以实时进行沟通,所有问题通过网络解决,方便快捷。
随着网络技术的普及,办公自动化(OA)系统再次成为一个应用重点,据专业咨询公司提供的调查报告显示:在政府机构2002年电子政务建设业务系统需求指数中,排在第一位的就是办公自动化系统(73.4%),更确切地说,是网络办公系统(web OA)。
网络办公(web OA),在前几年还是可望而不可及的事情,现在已经成为一种时尚。众所周知,采用OA系统就是为了利用先进的IT技术,达到提高办事效率的目的。在政府机构,每天要处理的业务中最多的是文件,申报、审批、公告、通知……,如果采用有序的流程,就会带来有效的结果,再加上简单友好的操作界面,很容易满足工作人员的办公要求。
上海卫生局在考虑构建政务信息系统时,进行了多方面的考察:软硬件投入成本、系统的稳定和安全、软件的实用性和扩展、日常维护和升级等等,综合各方面因素,最终采用了由3R Soft 公司提供的企业商务信息解决方案----@MESSAGE。



@MESSAGE 是一款信息交流平台软件,包括众多功能模块,可以根据客户的具体需求增减或定制。在上海市卫生局的项目中,主要实现了以下功能:

(1) 公文流转
公文流转通常是groupware 中的的一个关键组件,但有些操作起来比较复杂。在@MESSAGE中,基于web 的传输系统,可以让每一位工作人员随时随地进行交流,只要与网络相联,无论在单位,还是外出,都可以将做好的文件申报,也可以将审批好的文件及时回复;定制的系统界面体现了单位自身的特点,企业还可以添加LOGO。从操作角度讲,客户端完全是基于浏览器(IE),操作简单,公文流转就如同收发邮件附件一样上传、下达。

(2) 文件管理
文件管理和文件查询,是对信息资源的管理和利用。以住要查找已经发过的文件,总要到档案室去翻,要是在外面办事就会很不方便;现在所有发出的文件都归类到服务器上,可以根据发出时间、文件类别、发出单位等关键词进行查询,既方便查阅,也方便管理。

(3) 审批时限
公文的流转时间取决于审批过程中每一位负责同志的批复时间,为了提高办事效率,同时也为了不影响所进行的项目/工作,上海卫生局根据文件的紧迫程度,对发出文件分为“催办”、“紧急”、“一般”等不同时效类型,以敦促收件人视情况处理。例如:如果是一个标为“催办”的文件,收件者应该在48小时内处理,超过48小时则被视为违规。政务信息系统的发件箱中可以同时显示发件时间和收件者打开文件的时间,这样就能有效控制公文的流转时间,从而达到及时审批的效果。

(4) 信息共享
在机关的日常工作中,发通知是经常要做的事情,过去在一个固定地点贴出通知,还要再打电话确认,特别是要召开紧急的或重要的会议,更是忙活。现在通过公告栏,将各类通知都发布在网上,每一位工作人员都可以看到,还可以互相提醒或者针对相关问题进行讨论。另外,利用系统中提供的BBS、在线短信等交流手段,可以加强同事之间的沟通了解,节约时间、简单快捷。

常常听到这样的事情:单位购建了OA系统,却很少有人用,还是要把文件打出来,一级一级申报,再一级一级下达,究其原因有说系统太复杂,有说使用太麻烦,还有说出了办公室就没法用,这样的投资肯定是不划算的。如果像上海卫生局这样构筑一个简单实用的web OA系统,几乎不需要培训,所有工作人员就能掌握,而且只要联网在任何地方都能办公,就像小A那样,这样的OA系统肯定大受欢迎。
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