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安易医药流通行业解决方案

发表于2004/10/28 18:15:00  974人阅读

安易医药流通行业解决方案
一、前言

医药流通行业除了具有其它流通企业:进销存的共性,即相关的业务管理:进货管理、应付账款管理、库存管理、销售管理、应收账款管理、价格管理、配送管理、零售管理外还具有本行业的特殊性要求:GSP医药质量管理。

安易公司结合共性和特性,推出了医药流通行业的解决方案


二、医药行业特点

GSP是英文GoodSupplyPractice的缩写,意即良好供应规范,是控制医药商品流通环节所有可能发生质量事故的因素从而防止质量事故发生的一整套管理程序,医药商品在其生产、经营和销售的全过程中,由于内外因素作用,随时都有可能发生质量问题,必须在所有这些环节上采取严格措施,才能从根本上保证医药商品质量。因此,许多国家制定了一系列法规来保证药品质量,在实验室阶段实行GLP,新药临床阶段实行GCP,在医药商品使用过程中实施GUP,GSP是这一系列控制中十分重要的一环。

根据GSP规范的要求,对药品的停售应有控制,首次经营药品必须有审批控制,首次经销药品企业应通过资质审批,药品应有有效期控制,药品检验入库应自动生成检验记录,药品能自动建档、建立药品养护、药品催销等功能。


三、安易针对医药行业的解决方案

针对医药流通企业的特点和特殊要求,安易公司推出了购销链(医药版),它是在购销链(标准版)的基础上,增加了GSP模块、药品到货、检验模块,增加了药品相关的基础信息,增加了自动生成GSP报表、自动生成GSP档案表的功能,并且GSP中的某些通知单对购销流程具有监控作用。我们根据GSP的具体管理要求,设计了符合GSP标准的GSP管理模块,其中有质量管理、物料管理、设备管理、销售管理、质量信息、企业管理、人事管理等七个部分,对规范医药企业管理、尽快达到GSP认证标准具有积极的促进作用。


(一)解决方案的适用范围

适合医药流通企业,包括连锁配送的批发和零售企业以及医药生产企业的分销管理完成统购分销业务。

企业组织结构如图(略)。


(二)解决方案的特点(功能和技术)

1、灵活的GSP单据格式:

软件中提供的所有标准GSP单据格式均可定制,控件大小、位置、表单样式、打印格式完全自定义。除标准的GSP单据外,高级用户或代理在遵守软件规范的基础上可增加自定义的单据,软件根据用户定义的库结构、字段描述信息自动生成单据界面,同时提供所见即所得的打印功能。


2、高度的报表扩展性:

此功能同样面对高级用户或代理。在不改变原始单据数据的前提下,可将后台存储过程直接转化为前台界面。此功能包括Sp参数的识别、参数格式的定义、输出列格式定义等功能。


3、与购销链系统高度集成:

a.所有单据、报表的快选风格与购销链系统一致。

b.单据编码规则、方式与购销链系统一致。

c.保留原有购销链全部功能,老用户可安全升级至医药版,不破坏原有数据。


4、增加GSP管理模块,其中有质量管理、物料管理、设备管理、销售管理、质量信息、企业管理、人事管理

根据GSP规范的要求,在购销链(医药版)中增加:

药品停售控制、

首次经营药品审批控制、

首次经销药品企业资质审批、

有效期控制、

自动生成检验记录、

药品自动建档、

药品催销等功能。


5、数据集中与数据分布相结合

购销链(医药版)能有效满足批发与零售的需求。

批发业务是通过登录总部数据库,在权限的控制下,开自己批发站的销售单完成的。

零售业务是通过分布式数据库处理完成的,即在连锁药店建立分部数据库,通过数据的上传下发完成的。
(三)主要业务处理流程及软件功能

1、药品采购流程

图(略)。


2、GSP管理模块

药品流通企业在严格控制业务流程的基础上,需要进一步强化GSP管理,达到严格控制物流的目的。具体而言GSP是把企业中各个管理子系统有机地结合起来,形成一个完整的药品流通企业管理信息系统。我们根据GSP的具体管理要求,设计了符合GSP标准的GSP管理模块,其中有质量管理、物料管理、设备管理、销售管理、质量信息、企业管理、人事管理等七个部分,具体说明如下(由于相关报表较多,本方案仅做简要说明):

2.1、质量管理

首次经营药品审批表:主要针对首次经营的药品需要填写此表,(如不属首次经营,则不填此表),同时可在商品资料中增加此种药品,否则不允许参入各流通环节。具体信息包括药品编号、名称、规格、单位、剂型、最大剂量、生产企业、批准文号、质量标准、合格证号、有效期、预警期、存储条件、是否处方药、有无禁忌、是否公费等信息。


药品质量验收记录:主要根据药品检验单的检验情况自动生成,也可以手工录入。其中:片剂、胶囊剂、滴丸剂应按标准规定验收外观质量,包括色泽、麻面、斑点、松片、裂片、碎片、黑点、色点、粉尘、漏药、其他等。


医疗器械质量验收记录:根据对医疗器械的检验情况自动生成,亦可自动生成。流程控制同上。


化学试剂质量验收记录:根据对化学试剂的质量检验情况自动生成,亦可自动生成。具体流程控制同药品验收记录。


玻璃仪器质量验收记录:根据对化学试剂的质量检验情况自动生成,亦可自动生成。具体流程控制同药品验收记录。


药品停售通知单:由质检部门下达药品停售通知单,可控制销售流程中的药品销售,此停售通知单可以按商品,亦可按批号进行下达。停售通知下达后,在系统中则不允许开出此批号或此药品的销货单。


恢复药品销售通知单:由质检部门下达恢复药品销售通知单,可控制销售流程中的药品销售,此恢复销售通知单可以按商品,亦可按批号进行下达。恢复销售通知下达后,在系统中则即时允许开出此批号或此药品的销货单。


药品质量档案:包括:外观质量检验情况;包装情况、标签说明书;临床疗效反映;质量查询情况;用户访问情况;质量标准变更情况;抽检化验情况;库存质量考察情况等。


还有医药商品拒收报告单、商品入库验收登记表、针剂澄清明度检查登记表、商品质量复查通知单、抽送验单、化验室检品登记表、检验卡、化验原始记录、药品检验报告书、化学试剂检验报告书、医药商品质量信息报表等报表。


2.2、物料管理

有效期、使用期药品催销表:此表可根据用户在商品资料中设置的效期情况,对将到期药品的由系统生成催销表,下达给销售人员。需要说明的是在我们系统中的销货单中,已自动按药品的批号进行了排序,一般情况下批号小的药品已经提醒销售人员提前销售了。


还有库存商品养护检查记录、商品养护档案、商品出库复核记录、商品短残霉变(溢)报告单、不合格商品报损审批表、报损商品台帐、报损商品销毁单等功能。


2.3、设备管理

库房温湿度记录表

库外温温度记录表

养护设备使用记录

滴定液配置及标定记录

天平及精密仪器使用记录

医疗器械检测登记表

医疗器械检测原始记录

医疗器式检测报告书

计量器具管理台帐

强制检查工作计量器具历史记录卡


2.4、销售管理

退货通知单

销货退回商品台帐:可根据销货退回单由系统自动生成。

商品停售通知单

销货退回药品申请表:退货药品审批表审核后,就可在销售退货单处调出相应的退货单,加以审核后便核减相应的库存,从而可以在药品退货登记表中查询药品的退货记录。

质量投诉记录

药品不良反映记录

药品销售人员审验记录

缺药登记及处理记录


2.5、质量管理

商品质量信息反馈单:可由销售管理中的质量信息投诉记录自统生成。

信息传递反馈单

商品质量信息反馈统计表:可对客户反馈的质量信息情况进行分类统计。


2.6、企业管理

年方针目标开展表

方针目标实施情况检查表

方针目标实施情况评价汇总表

计划任务书

目标管理卡

诊断评价表


2.7、人事管理

QC小组课题注册登记表

QC小组活动原始记录

人员体检表

健康检查汇总表

个人《规范》培训记录

《规范》培训效果评价调查表

《规范》培训年度计划

个人培训记录

培训记录统计表


四、典型客户

山西医药集团
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