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如何进行立体仓库项目招标

发表于2005/1/2 14:22:00  2354人阅读

分类: 03 物流

如何进行立体仓库项目招标

 
作者:王银学 来源:联想神州数码科技有限公司 点击率:323

  现在越来越多的生产型企业、流通型企业正准备建造立体仓库,有的企业还将立体仓库作为企业的投资方向之一。一般情况下,国内一座立体仓库的造价在数百万到数千万元不等,规模大的立体仓库造价会超过1亿元。在欧洲,一套复杂一些的物流系统(含硬件、软件)花几千万欧元是很常见的。
由于立体仓库项目涉及的资金数额大,通常情况下需要招标来确定总包方。下面,就立体仓库项目招标的一般步骤和实际操作中的一些细节做简单的交流。
  这里所谈的立体仓库是指一个立体仓库系统,一般包括AS/RS(例如:货架、堆垛机或高架叉车等)、配套的输送系统(例如:辊子输送机、皮带输送机、悬挂输送机等)、搬运设备(例如:叉车、托盘搬运车、下推车等)、辅助存储设备(例如:货柜、小货架、升降平台、码垛机器人);还包括信息系统,例如WMS、TMS以及信息系统所需要的IT设施(服务器、PC)。
  1、可行性分析及立项
  对于一个管理规范的公司来说,特别是对于上市公司来说,任何一笔资金投入都应该有可行性报告,在可行性报告获得批准后正式立项。
  立体仓库建设的可行性报告一般包括以下部分:

  a建设内容。可以将建设的大致规模、功能定位、战略意义等一一说明。
  b技术可行性分析。主要分析实施中采用的技术及可实施性(例如采用堆垛机或者高架叉车存取作业、采用flow rack或货柜存储、采用Pick by label或者RF拣选,自动分拣等等),实施时可能遇到的困难及如何解决。还应该强调技术的先进性及可扩展性。
  c 投资可行性分析。包括建设周期、收回投资的年限、间接收益。一般情况下,立体仓库建筑会按8年或10年摊销,立体仓库设备按5年折旧。具体摊销或折旧年限可根据公司的相关财务会计制度来操作。
  d建设必要性分析。综合上面abc三项内容,说明建设本立体仓库的必要性。
  一般情况下,企业决策者比较注重投资可行性分析报告部分,因为企业的最终目的是盈利,要有合适的投入产出才能获得相关人员和部门的批准。而对于企业负责项目实施的主管负责人,会比较关心技术可行性分析报告。

  1、需求分析及确认
  需求分析是否详细、准确,是立体仓库项目招标和实施成败的关键。

  为了使立体仓库能尽可能地满足实际业务需求,需求分析最好由业务部门中最熟悉业务的骨干员工参与,主要是针对现状和业务发展趋势来进行需求分析。需求分析要详细,在招标书中并不一定要全部体现出来,但在招标的答疑过程中,可能会问到招标人需求的细节,而最业务部门的员工不可能全程参与招标,在做需求分析时尽可能将其需求明确出来、详细地记录下来,以便获得最好的投标方案。

  2、选择招标代理机构和编写招标书
  根据《招标投标法》规定,全部或部分使用国有资金投资或者国家融资的项目或者使用国际组织或者外国政府贷款、援助资金的项目必须进行招标。同时规定,招标人具有编制招标文件和组织评标能力的,可以自行办理招标事宜。对于必须进行招标的项目,招标人自行办理招标事宜的,应向有关行政监督部门备案。

  如果委托招标公司进行招标,可以由招标公司编写招标书,也可以和招标公司一起编写。选择招标公司时,要注意其资质,看是否有过大型项目的招标经验,最好有过立体仓库项目招标经验。委托招标公司招标要有一定的代理用,所以,如果企业自身有足够的实力,且不必委托招标的,可以自行招标。

  由于向有关行政监督部门备案比较繁琐,如果不是法律规定的必须招标的项目,自行招标时可以不办理备案,这样可以省去一些手续,缩短招标筹备时间。

  国家每年会给一些重点企业拨付一定的技改资金,如果企业使用这些资金进行立体仓库建设,最好委托招标代理机构招标,既可以省去招标的许多琐事,还可以回避一些敏感的问题。而对于企业自筹资金建设立体仓库的,自行招标可以节省几万甚至几十万元的费用。

  还有一点值得注意的是,有的招标代理机构运作水平比较低,选择的评委参差不齐,可能评选出的结果与企业的期望会有差距。所以选择招标代理机构时一定要慎重。

招标书一般包括以下内容:

  a、地块图。图纸可以是示意图或Auto-cad图纸,也可以是照片,但要能体现立体仓库建设用地规划红线位置、周边道路等,最好有明确的尺寸。对于有的地区会有一些特殊的要求,例如军事设施或军事禁区附近或者机场附近会有高度限制;有的科技园区会对建筑的风格、外形有一定的要求,要与周围的建筑和谐统一。
  b、标的。如果没有确定的标的,最好要有一个大致的范围,以便于投标人做出更合适的投标方案。因为国产的与进口的立体仓库设备、软件的价格相差很大,特别是欧美的设备和软件;日本的设备价格比国产的稍微贵一些,但一般不是采用最新的技术,因而很可能性能不是最好的。一般情况下,发布的标的应该留一定的余地,例如企业准备在某一立体仓库项目上投资3000万元,在招标书上可以写标的2500~2700万元。因为企业在招标前期自身对需求不是很明确,在与投标人交流或在项目实施的过程中,会有一些更明确的需求或新增一些需求,这样会增加一些资金投入。一般预留出10%的资金比较合适。
  c、基本需求。例如作业模式、多少个货位、吞吐能力等等。
  d、投标文件格式。为了便于评标,最好要规定统一的投标格式,要求潜在投标人按照格式来投标。   例如投标报价表(见表1)、投标保证函(见附件1)
  e、投标注意事项。

表1 详细投标价格表
详细投标价格表
投标方名称: 币种及单位:_________________________
       设备名称:__________________________

序号

部件名称

规格型号

产地厂商

单价

数量

小计

备注

               
               
                

合计: 人民币+ 美元

投标方代表签字:__________________________
注:
  1、该表可以复制。
  2、请分项详细填报设备名称。内容包括存储、拣选、搬运及周边设施,计算机管理系统等。
  3、价格不符以单价为准。
  4、采用美元报价和人民币报价的分别汇总,填入“合计”处。
  5、发放招标书
  招标分为公开招标和邀请招标。公开招标也称无限竞争招标,即理论上满足条件的厂商都可以前来投标。邀请招标也称有限竞争招标,即被邀请的厂商才可以投标。招标人不接受邀请范围以外的投标人的投标。

  对于公开招标,要想获得更多更好的投标方案,应尽可能大范围地发布招标信息,可以在报刊、杂志、网站等载体上发布招标公告。

  对于邀请招标,应该选择实力雄厚的厂商前来投标。邀请招标一般是通过发《投标邀请函》来进行。一般发完邀请函之后,应该与被邀请人进行电话确认,看是否收到邀请函,是否接受邀请。《投标邀请函》一般格式如下:

投标邀请函
XXXX公司:
  我公司就XX立体仓库工程项目进行有限竞争招标,现邀请贵公司前来应标。
1、招标编号:NNNNNNN
2、工程名称:立体仓库
3、工程量:N座
4、招标内容:方案、设备、软件等;
5、施工地点:XXXXXX
6、竣工日期:XXXX年XX月XX日
7、招标文件发放时间及地点:
时间:XXXX年XX月XX日~XX月XX日,每天XX:00―XX:00(节假日除外)
地点:XXXXXXXXXXX
电 话:XXXXXXXXXXX;传 真:XXXXXXXXXXX
邮政编码:XXXXXX ;联 系 人:XXX
8.现场踏勘时间:XXXX年XX月XX日XX:00
9. 标书投交地点: XXXXXXXX; 联系人 XXX
10.投标截止时间:XXXX年XX月XX日XX:00(北京时间,以收到时间为准),逾期或不符合规定的投标文件恕不接受。
11.开标及陈述时间、地点:XXXX年XX月XX日XX:00 地点:XXXXXX
13.询标请与XXX联系,联系电话XXXXXXXXXX
14.领取标书时请出示单位证明或介绍信。
                                    YYYY公司(盖章)
                                     XXXX年XX月XX日
  因为有的潜在投标人(被邀请的投标人可能投标,也可能不投标,故称潜在投标人)可能有许多项目,他们会根据邀请函中的相关信息来权衡利弊,确定是否前来应标。
  目前国内具有承接大型立体仓库项目能力的厂商屈指可数,国际上最知名物流厂商基本上都能在中国承接立体仓库工程项目。这些厂商加起来也不过30家,有的厂商能提供的立体仓库水平很高,但价格也很高,所以真正能与本企业相配的厂商不会太多。所以在发放邀请函时,尽量做到不放过任何一家。可能有的厂商实力不错,但不在被邀请之列,在标书发放的有效期内,可以继续发放邀请函。
  发放招标书时,可以收取一定的费用,一般在200~1000元不等。通常遇到的情况是企业无法开具这一费用的发票,如果企业财务制度上没有硬性规定需要收取这一费用,建议不收费。
  如果发放的招标书中有涉及到商业秘密的内容,一定要和领取标书者签定保密协议。一般情况下,不要将招标书中机密信息以电子版的形式发放,以防止轻易地传播到竞争对手手中。有的信息可以通过电话或面谈的形式告诉潜在投标人,使保密信息控制在尽可能小的范围内。
  领取招标书时,要做好登记(见表2),以便在应标过程中与潜在投标人沟通。对于潜在投标人的询标,最好也做简单的记录,以便反查。而且,从潜在投标人的询标可以体现出其对此项目的重视程度和实力,对评标也有一定的作用。
  根据《招标投标法》规定,招标人不得将潜在投标人的一些信息透露。当遇到个别潜在投标人探听其他人的信息或招标人的倾向性意见时,招标人应当既不打消其投标积极性,又严格为所有潜在投标人保密。
表2:XXX公司立体仓库项目招标书领取登记表

公司名称

领取人姓名

职务

联系电话

手机号码

传真号码

E-mail

领取时间

               
               
               
               
  在应标过程中,如果招标人有新的需求或对招标书中的一些东西进行澄清,可以向潜在投标人发出招标补充文件,此过程中的任何变更要以书面形式通知到所有潜在投标人,以示公允。这些通知应该在截标前15天内完成,按《招标投标法》规定,超过这个时间不能再对招标文件作任何变更。
  对于依法必须招标的项目,根据《招标投标法》规定,从开始发放招标文件到截标的时间不得少于20天。
  一般在应标过程中,招标人应该安排技术交底会,并请所有潜在投标人到现场踏勘。技术交底的时间可以定在发放招标书后2~4天之内,在招标书中应该将这一时间明确出来。

  1、截标及开标
  在国内,一般情况下,绝大多数投标人会在截标前1小时内亲手将投标文件递交到招标人,很少有投标人提前几天递交投标文件的。

  接收投标文件时,同样要做好登记,并检查一下是否按要求密封的,以免在开标时出现麻烦。

  开标时间与截标时间一致。开标时,可以聘请律师做现场见证或请公证机构公证;当然,也可以在整个招标过程都请律师见证,只不过费用会多一些。

  投标人一般都会参加开标,有的投标文件在开标时就能判定为无效,所以可以在开标时给到会的所有投标代表发放一份礼品,既显得礼貌,又能平息无效投标人的不平。

  根据建设部规定,外国企业承包中国境内的工程,需要取得《外国企业承包工程资质证》。在开标时,要看投标的外国企业是否出具了这一证明。

  开标时一般采用唱标的方式,即派1人当众拆封,取出报价单和相关资质证明;1人宣读报价单(包括报价单上投标方名称、总价等),如果同一投标人有多种方案时,根据事先约定一一宣读或只取最高或最低的报价;1人记录在白板上或使用投影设备展示给所有投标代表。

  对于开标时无法确定是否为有效的投标方案,首先征求律师的意见。如果没有律师在场,可以将情况如实向参会的投标代表说明,征求大家的意见,投标人代表可以做适当的解释,如果有半数以上的投标人认为应该判定为无效的,招标人可以判定此投标文件为无效投标文件。当然,对于这种有争议的投标文件,也可以有招标人自行决定是否有效。

  2、评标及定标

  能否选中最优方案,评委是关键。确定评委时应排除与投标人有利害冲突的人。对于法律规定必须招标的项目,其评委需要从专家库中抽取。
  自行招标的评委可以由招标人外请物流行业有丰富经验的专家、学者组成,最好既有学院派的教授、又有实用派的物流专家。评委人数一般为5人以上的单数。为了能选择真正能满足企业的实际需求的方案,招标人最好要安排1~2名精通物流的员工参与评标,这些员工可以参与到从概念设计、筹划招标、编写招标书、招标,一直到立体仓库建成后投入使用的整个过程。
  评标评标一般分为2轮或3轮。在初评阶段,评委只需要大概地将所有投标方案了解后,采用差额投票的方式淘汰一部分投标方案。投票格式可参考表3。

表3:XXX公司立体仓库项目标书初评表

序号

投标方名称

淘汰原因

备注

1

     

2

     

3

     

4

     

评委签名:_________________

  对于所有评委都投票淘汰的投标方案,可以直接淘汰;对于不十分明显的,应该将淘汰原因逐一拿来讨论,看是否是关键问题。
  一般情况下,经过初评后留下一半或者5个左右的投标方案进入下一论评选。第二轮评标需要详细一些,要将所有投标方案可比项逐一进行对比,不可比项单独罗列出来。可以先由评委讨论哪些是评比项,并给予权重,整理成空白表格,先由评委以背对背的方式评比(参加表4),再汇总讨论。

表4:XXX公司立体仓库项目标书评选表

项目

内容

权重

评分

得分

备注

资质

 

  

1、是否有承揽此项目的综合能力

10

 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

2、是否有实施类似项目的业绩

 

3、证明文件是否齐全、有效

 

4、注册资金是否足够

 

5、其他

 

总体方案

 

 

 

  

1、功能满足性

40

 

 

  

 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2、能力(分拣、配送)

 

3、运营成本

 

4、物流路线

 

5、空间使用率

 

6、管理程序需求

 

7、可扩展性

 

8、自动化程度

 

9、作业安全性

 

信息系统

 

1、集成性好、稳定性强

15

 

 

 

 

 

 

2、系统功能

 

报价

  

1、与标的的差距

15

  

 

 

 

 

 

 

2、价格的合理性

 

3、其他

 

设备

  

 

1、先进性

20

 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

2、可靠性

 

3、售后服务(成本、响应速度)

 

4、价格性能比

 

  汇总讨论时,对于全体或绝大多数评委一致的评价,可以不深入讨论,只需总结归纳;对于存在出入的评价,需要逐一进行讨论,直到取得一直意见。讨论无法达成一致意见的,采用权威决定法,即该领域的专家来确定,或者由企业负责人确定。
  所有评选表讨论完后,把总分加起来,按照总分递减的顺序排名。如果某一方案的总体评分明显高于其它方案,可以确定为中标侯选人方案。评委会可以推荐多个中标候选人,一般2~3个,而且要考虑到均衡性,最好不要全部为国外厂商或全部为国内厂商,在标底范围内的,可以考虑不同层次报价的。总的原则是“不崇外、不最低”,也就是说不要认为国外的方案一定是最好的,也不能认为报价最低是最划算的。因为立体仓库是一个系统工程,需要的是系统的性能,而不是单一的机械性能或最好的软件。
  根据《招标投标法》规定,在确定中标人之前,招标人不得与投标人就投标价格、投标方案等实质性内容进行谈判。
  如果招标人遇到多个中标候选人举棋不定时,可以先发出中标侯选通知,即通常所说的“入围通知”,再就实质性的问题进行探讨。
  自行招标的,在确定中标人之前,最好向企业的决策者请示,以便在今后的项目实施过程中能从企业决策者那儿获取更多的资源。而且企业决策者可能会从战略的高度来考虑问题,而不仅仅是从立体仓库项目本身来考虑。例如考虑到企业形象问题,一家大的企业一般不会选择一家名不见经传的厂商作为中标人,上市公司还会考虑股市的反应,等等。
  确定中标人后,应当向中标人发出书面的《中标通知书》,并将评标结果通知到所有没有中标的投标人(俗称《落标通知书》)。《中标通知书》对招标人和中标人都有法律效力,所以在《中标通知书》中最好不要涉及到今后的合同条款的内容,以免引起麻烦。但可以在《中标通知书》列出一些约束中标人的条款,例如要求中标人对投标方案进行完善,选用最新的控制设备。
                 草拟合同及合同谈判
  合同草案可以由招标人拟订,也可以由中标人草拟。一般立体仓库项目合同包括商务合同和技术合同两个部分。草拟完的合同,商务部分应该提交企业的商务部门审核,技术部分应该交由懂技术的人员或外请技术顾问来审订。最终合同文本应通过企业的法务部门或请律师审核。
  合同谈判一般是十分艰难的,因为这其中都是利益冲突,价格的变动都是利润的变动,凡是和经济利益沾边的事情,双方都会十分谨慎。称合同谈判为拉锯战或持久战是毫不夸张的,国内曾经出现过立体仓库招标后,合同谈判谈了将近1年的例子。按照《招标投标法》规定,应该在发出《中标通知书》后1个月内签订书面合同,而在实际操作中会有很大的难度;如果无法在1个月内签订合同,可以先草签一个合同意向,对合同双方都有一定的约束作用。
  “双赢”应该作为合同谈判的宗旨,招标人并不一定把价格压得越低越好,要让中标人“有利可图”。
  当然,压价或增加供货内容是很普遍的现象。招标人可以拿其它投标人的方案和价格来与中标人的进行横向比较,但一定不能告诉这些方案和价格是哪一个投标人的。
  往往在招标时对企业的需求无法考虑周全,特别是对技术细节考虑不是很细致,可以采用“技术的疏漏商务来补”的原则,即技术条款无法表达清楚或无法表现完整的东西,通过商务条款来弥补。
                 签定合同及合同执行
  签定合同才是招标的最终结局。合同签订仪式可以简单一些;当然也可以借此机会来扩大企业的影响力,办得隆重一些。
  签定合同时,可以召集相关人员都到场,也可以在合同签定后开一个启动会(KICK OFF MEETING),让相关人员了解和支持这个项目的进展,以便在执行合同时能顺利进行。例如合同执行过程中,会有报销、借款、向乙方支付合同款等事情,那么最好要取得财务人员的支持;会使用公司车辆、办公用品、礼品等,需要行政后勤部门的帮助。
  立体仓库建设周期一般在3个月~2年不等,主要取决于厂房建设周期和立体仓库本身的复杂程度。如果不考虑厂房等土建工程和市政配套工程的因素,单纯立体仓库的设备安装、系统调试,一般最快的只需要2个月,复杂一些的需要半年。
  比较常见的问题是土建工程施工和市政设施施工影响立体仓库施工,这样,立体仓库实施周期延长是很普遍的现象,延期2个月是比较理想的状况,延期半年的不足为奇,延期1年以上的也发生过。所以在合同实施之前,企业要充分考虑这些影响。
  总之,立体仓库项目招标,要从系统的角度来考虑,既要注重每一个细节,又不能只停留在某一细节上。
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